Fala, estrategistas! Vamos aprender sobre a importância dos Sistemas de Informação para as organizações e como esse assunto estará no concurso do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social – BNDES?
Vivemos em um mundo cada vez mais interconectado e digitalizado, onde a informação é o ativo mais valioso. As organizações que desejam se destacar e alcançar o sucesso em seus negócios devem estar preparadas para aproveitar todo o potencial que os Sistemas de Informações Gerenciais oferecem para as organizações.
Os Sistemas de informação coletam, processam, armazenam e distribuem informações para apoiar a tomada de decisões e a execução de tarefas dentro de uma organização. Eles englobam hardware, software, dados, pessoas e processos. Essa estrutura complexa permite que as empresas tomem decisões mais assertivas e otimizem seus processos.
Devemos nos atentar para as características que um sistema de informação ideal deve possuir como flexibilidade para se adaptar a mudanças, facilidade de uso para todos os usuários, capacidade de responder rapidamente às demandas, eficiência na comunicação e viabilidade econômica.
Os sistemas de informação desempenham um papel fundamental na promoção da inovação nas empresas. O fornecimento de acesso rápido e fácil a grandes volumes de dados permite que as organizações identifiquem novas oportunidades de negócios, desenvolvam produtos e serviços mais personalizados e otimizem seus processos internos.
Os sistemas de informação estão intrinsecamente ligados aos processos gerenciais. Eles fornecem as ferramentas e as informações necessárias para que os gestores possam planejar, organizar, controlar e avaliar as atividades da organização.
Alguns dos benefícios dos sistemas de informação para os processos gerenciais:
Os sistemas de informação dividem-se em quatro tipos, cada um com suas características e funções específicas, segundo O`Brien, 2004:
São caracterizados como sistemas que capturam e armazenam os dados gerados pelas operações cotidianas de uma empresa. Seja através de leitores de código de barras ou da digitação manual, todas as informações, como vendas, compras e folha de pagamento, registram-se e armazenam-se em um banco de dados. Essa informação é crucial para a tomada de decisões e para a gestão eficiente de diversos setores, como contabilidade, recursos humanos, vendas e produção.
Os Sistemas Integrados de Gestão são plataformas de software que integram os diversos processos de uma empresa, proporcionando uma visão unificada dos negócios e facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Para facilitar o entendimento imagine um sistema único que controla todas as áreas da sua empresa, desde as finanças até a produção. Os sistemas ERP atuam exatamente assim, facilitando a gestão no dia a dia do negócio. Com um sistema ERP, os gestores têm acesso às informações precisas e atualizadas, o que permite tomar decisões mais estratégicas e baseadas em dados.
Em um ERP os sistemas estão interligados fazendo com que a informação flua de forma contínua e precisa. Ao invés de digitar os mesmos dados em diferentes sistemas, o ERP centraliza a informação e a atualiza em tempo real, otimizando, assim, os processos e eliminando a duplicidade de dados.
A seleção de um ERP exige uma análise cuidadosa das necessidades da empresa e das capacidades do fornecedor. Um ERP não é apenas um conjunto de programas, mas uma plataforma que integra os processos de negócio, desde a manufatura até a distribuição. Ao escolher um ERP, é fundamental considerar a capacidade do sistema de atender às necessidades de empresas com múltiplas filiais, operando em diferentes países e utilizando diversas moedas. Além disso, o ERP deve ser capaz de se adaptar às mudanças do mercado e às necessidades específicas da empresa.
A implantação de um ERP exige um investimento significativo, tanto financeiro quanto temporal, e também de recursos humanos, há os custos de software e dos serviços de implementação, portanto é necessário treinar todos os colaboradores para que possam utilizar a ferramenta de forma eficiente. Outro desafio é a resistência à mudança, comum em diversos setores da organização. Sendo assim, a complexidade do sistema, a necessidade de se adaptar às rotinas de trabalho e o temor em perder o emprego são alguns dos fatores que podem dificultar a adesão dos usuários.
As principais vantagens são:
Desvantagens na implantação de um software ERP:
Um sistema ERP integra diversas áreas de uma empresa, desde o CRM (gestão de relacionamento com o cliente), passando pela gestão da cadeia de suprimentos (planejamento da produção, controle de estoque, logística), até a gestão financeira (contas a pagar, receber, folha de pagamento) e gestão de recursos humanos (recrutamento, treinamento, folha de pagamento). Essa integração permite um fluxo de informações mais eficiente, otimizando processos e auxiliando na tomada de decisões estratégicas.
Os Sistemas de Informações de Apoio a Tomada de Decisões (SAD) são bastante úteis no nível estratégico ( alta cúpula) e tático ( gerencial) das organizações e utilizam-se de modelos analíticos, banco de dados especializados, um processo de modelagem computadorizado e as apreciações do tomador de decisões para apoiar a tomada de decisão semiestruturadas (padronizadas) e não estruturadas ( não padronizadas) por parte de cada gerente.
Ao utilizar um software de apoio à decisão, os gestores podem realizar análises “o que se” e “e se”, testando diversas hipóteses e visualizando os resultados em tempo real. Essa flexibilidade contrasta com os sistemas de relatórios tradicionais, que geralmente fornecem informações estáticas e pré-formatadas, o que limita a capacidade dos gestores de explorar diferentes perspectivas.
Análise “e se”: Essa técnica permite que os usuários experimentem diferentes cenários, modificando os valores das variáveis de um modelo e observando os impactos dessas mudanças nos resultados finais. É uma ferramenta poderosa para entender as relações de causa e efeito dentro de um sistema.
Análise de sensibilidade: Um caso particular da análise “e se”, a análise de sensibilidade foca em avaliar a influência de uma única variável nos resultados. Ao variar sistematicamente o valor dessa variável, é possível identificar quais variáveis são mais sensíveis às mudanças e quais têm menor impacto.
Análise de busca de metas: Ao contrário das análises anteriores, a análise de busca de metas parte de um objetivo definido (a meta) e busca identificar quais valores as variáveis devem assumir para atingir essa meta. Essa técnica é útil para encontrar soluções que atendam aos requisitos específicos.
Análise de otimização: A análise de otimização busca encontrar a melhor solução possível para um problema, maximizando ou minimizando uma determinada função objetivo. Essa técnica é amplamente útil em diversas áreas, como engenharia, finanças e logística. Para problemas complexos, poderá utilizar técnicas de otimização heurística, inspiradas em processos naturais como a evolução e a inteligência coletiva.
Os Sistemas de Informação Executiva são ferramentas poderosas que reúnem e processam dados de diversos sistemas da empresa, fornecendo aos executivos uma visão abrangente e atualizada dos negócios. Ao combinar características de sistemas de apoio à decisão e sistemas gerenciais, os SIE oferecem análises complexas e relatórios personalizados, apresentados em interfaces gráficas intuitivas. Essa facilidade de uso permite que os executivos tomem decisões estratégicas de forma mais rápida e eficaz.
Além disso, esse sistema oferece interfaces gráficas personalizáveis, permitindo que os executivos visualizem dados estratégicos de forma clara e concisa. A união de informações de múltiplos sistemas proporciona uma visão holística dos negócios, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Concluímos então que os Sistemas de Informações Gerenciais são ferramentas essenciais para o suporte à tomada de decisões nas organizações. O processamento dos dados coletados baseados nas operações diárias geram relatórios, gráficos e outras visualizações que fornecem informações relevantes e oportunas aos gestores. Essas informações devem atender às necessidades específicas de cada nível hierárquico, desde a gestão operacional passando pela gestão tática. Tal procedimento auxilia na resolução de problemas e na identificação de oportunidades.
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Gestão de Pessoas e Sistemas Gerenciais
Por hoje é isso, pessoal!
Abraços e até a próxima.
Bárbara Rocha
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