Olá, pessoal, tudo bem com vocês? Hoje falaremos um pouco sobre a Gestão do Processo Decisório, conteúdo que está inserido dentro da disciplina de Administração Pública e vem sendo cada vez mais explorado tanto nos concursos da área de controle, como também da área fiscal.
O processo de tomar decisões está diretamente ligado a todas as funções administrativas: planejamento, organização, direção e controle, sendo um processo inseparável de todas essas funções.
A decisão representa uma escolha entre diversas possibilidades ou alternativas disponíveis, ela é tomada para resolver problemas ou aproveitar oportunidades.
Portanto, vamos analisar o processo decisório dentro das organizações, seus principais elementos, os tipos e modelos de decisões, as condições ambientais que interferem no processo e as suas principais ferramentas de auxílio.
Inicialmente, veremos que o processo decisório engloba 6 elementos básicos, que são:
– O tomador de decisão, representado pela pessoa que faz a escolha entre várias alternativas de ação.
– Os objetivos, aquilo que se pretende alcançar como resultado da ação tomada.
– As preferências, que são os critérios utilizados pelo tomador de decisão para sua escolha.
– A estratégia, que representa o curso de ação que o tomador de decisão escolhe para atingir seus objetivos.
– A situação, que está relacionada com os aspectos do ambiente que envolve o tomador de decisão e que afetam sua escolha.
– O resultado, que representa a consequência de determinada ação tomada.
Depois de entender os principais elementos que compõem o processo decisório, veremos algumas de suas classificações.
O processo de tomada de decisões pode ser classificado pelo tipo de decisão, subdividido em programadas e não programadas.
As decisões programadas ou estruturadas representam as decisões rotineiras e repetitivas, utilizadas para resolver problemas cotidianos.
Elas são utilizadas para situações que envolvem certeza e previsibilidade, em que existem informações adequadas e suficientes.
As decisões programadas aumentam a velocidade das decisões e as tornam mais uniformes. Esse tipo de decisão é mais indicada para ambientes estáveis.
Já as decisões não programadas ou não estruturadas representam decisões novas e não repetitivas, utilizadas para resolver problemas não rotineiros.
Esse tipo de decisão é mais complexa, e envolve criatividade, inovação e improvisação. São utilizadas quando as respostas padronizadas não funcionam bem para o tipo de situação enfrentada.
São processos de decisão mais indicados para ambientes dinâmicos e mutáveis.
O processo decisório também pode ser classificado quanto ao nível da decisão que ocorre dentro de um dos três níveis organizacionais: estratégico, tático e operacional.
As Decisões Estratégicas são tomadas no nível estratégico, pelos gestores da alta cúpula da administração. Essas decisões referem-se a assuntos que envolvem a organização como um todo, bem como a assuntos que envolvem as relações da empresa com o ambiente externo.
O Planejamento Estratégico é o ponto de partida e visa antecipar o futuro da empresa em relação ao longo prazo.
As Decisões Táticas são as tomadas no nível tático da organização, pelos gerentes e chefes de departamento/divisão. Essas decisões se referem a assuntos que envolvem determinada unidade organizacional.
O Planejamento Tático tem um envolvimento mais limitado, voltado ao nível de departamento e é ele quem estabelece metas e condições para que as ações sejam atingidas.
As Decisões Operacionais são tomadas no nível operacional, normalmente, pelos supervisores. Elas estão relacionadas a assuntos que envolvem a execução de tarefas ou determinada atividade específica.
O Planejamento Operacional envolve todos os níveis da organização que acompanham as rotinas e garante que todas as operações sejam executadas.
Portanto, as decisões estratégicas orientam a visão da empresa, enquanto as decisões táticas objetivam orientar essa visão para ações menores e as decisões operacionais levam os planos à execução.
Outro ponto que interfere diretamente no processo decisório são as condições do ambiente em que está inserido. As decisões podem ser tomadas dentro de três situações ou condições diferentes: a certeza, o risco ou a incerteza.
Dentro do ambiente de certeza, o tomador de decisões possui informações confiáveis e suficientes, que lhes dão condições de prever com mais segurança os resultados das diversas alternativas que ele tem disponível para resolver o problema.
Ou seja, o indivíduo conhece as consequências que cada alternativa irá gerar. Normalmente, são os gestores do nível operacional que tomam decisões dentro desse ambiente de certeza.
Já no ambiente de risco, o tomador de decisões possui informações que lhe dão condições apenas de calcular as probabilidades dos resultados das alternativas que ele tem disponível para resolução do problema. Normalmente, são os gestores do nível tático que tomam decisões dentro desse ambiente de risco.
E, finalmente, dentro do ambiente de incerteza, o tomador de decisões possui pouquíssima informação sobre as suas alternativas e sobre os resultados. Portanto, ele não consegue calcular as probabilidades dos resultados das alternativas que ele tem disponível para resolver o problema.
Normalmente, essas decisões inseridas no ambiente de incerteza são tomadas pelos gestores do nível estratégico.
Sendo assim, levando em consideração as três condições ambientais que as tomadas de decisões podem estar inseridas, observaremos uma possível classificação dessas decisões de acordo com os respectivos ambientes.
De acordo com o doutrinador Thompson, as decisões podem ser classificadas em 4 tipos básicos:
– Computação: Representa o tipo de decisão que ocorre no ambiente de certeza, ocorre quando todas as informações são adequadas e suficientes. Tratam-se de decisões programadas utilizadas para responder a situações cotidianas, que ocorrem regularmente.
– Julgamento: É o tipo de decisão não programada que ocorre dentro do ambiente de risco, sendo suas alternativas incertas e discutíveis. Contudo, os resultados podem ser considerados certos e claros.
– Compromisso: Representa o tipo de decisões não programadas que ocorrem no ambiente de incerteza. As alternativas são certas, porém, os resultados podem ser incertos e ambíguos.
– Inspiração: É o tipo de decisão que ocorre dentro do ambiente de turbulência/ambiguidade. Ocorre quando todas as informações são incertas, desconhecidas e insuficientes.
O processo de tomada de decisões também pode ser dividido em três modelos, para fins de classificação.
O primeiro deles é o Modelo Racional ou modelo clássico, que representa um modelo em que as decisões são tomadas com o objetivo de maximizar os resultados, através de escolhas coerentes. Busca-se, portanto, tomar decisões ótimas, racionais e lógicas baseadas na razão.
O segundo modelo é o da Racionalidade Limitada, ele parte do pressuposto de que o indivíduo tem uma capacidade limitada de processar informações. Com isso, não é possível assimilar e compreender todos os dados necessários para maximização dos resultados da decisão.
E por último, temos o Modelo Intuitivo, no qual o indivíduo confia em sua intuição para tomar decisões. A intuição, nesse contexto, refere-se a uma forma complexa de raciocínio, baseada em aprendizado e experiência do próprio tomador de decisões.
Existem ainda diversas ferramentas que podem auxiliar o tomador de decisões nesse processo.
As ferramentas são utilizadas nas diversas etapas do processo decisório e, dependendo da ferramenta, ela poderá ser utilizada em diferentes etapas do processo decisório.
Algumas das principais ferramentas de auxílio ao processo decisório são:
– Diagrama de Ishikawa: Ferramenta que auxilia o tomador de decisão a identificar as causas de determinado problema.
– Diagrama de Pareto: Esta ferramenta consiste em um gráfico de barras que ordena as causas dos problemas de forma decrescente. Ele utiliza a Regra do 80/20, ou seja, 80% dos resultados provêm de 20% de causas e, por sua vez, os outros 80% de causas geram apenas 20% dos resultados.
– Ferramenta 5W2H: Trata-se, basicamente, de um check-list que auxilia o gestor a traçar os planos de ação para que os objetivos sejam alcançados. Ao elaborar um plano de ação utilizando-se da ferramenta 5W2H, deve-se responder a 7 perguntas que derivam das palavras em inglês: What, Why, Who, Where, When, How e How much.
– Matriz GUT: É uma ferramenta utilizada para priorizar os problemas. São utilizados três fatores para avaliar e quantificar os problemas: Gravidade (G), Urgência (U) e Tendência (T).
– Diagrama de Dispersão: É uma ferramenta que possibilita ao gestor identificar se há ou não relação entre duas variáveis. Ou seja, ele permite visualizar o que acontece com uma das variáveis quando a outra variável é alterada.
– Brainstorming: É uma ferramenta utilizada com o objetivo de criar alternativas criativas para solução de problemas ou para o aproveitamento de oportunidades. Ela consiste em reunir um grupo de pessoas para que elas exponham suas opiniões, ideias ou sugestões.
– Diagrama de Árvore de Decisões: Trata-se de uma visualização gráfica de alternativas, que permite ao gestor analisar as diversas alternativas e os seus possíveis impactos.
Portanto, essas são apenas algumas das principais ferramentas de auxílio utilizadas no processo de tomada de decisões, dentre muitas outras que poderão ser aplicadas.
A gestão do processo decisório representa um conjunto de estratégias e ações que visam a tomada de decisões assertivas dentro de uma empresa. Trata-se da habilidade de escolher o melhor caminho diante de um determinado contexto.
Essa gestão do processo decisório implica a verificação do desempenho dos principais indicadores relacionados aos objetivos estratégicos e de áreas funcionais, identificando vantagens competitivas e oportunidades de melhorias em recursos, capacidades e competências.
Sendo assim, a partir do que vimos, podemos concluir que a gestão do processo decisório dentro de uma empresa é de extrema importância para o seu sucesso organizacional.
E por hoje é isso, pessoal! Um grande abraço e bons estudos!
Débora Vaz Ferreira
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