Resumo da Gestão Eletrônica de Documentos GED para SEFAZ-ES

Olá, pessoal. Tudo certo? No artigo de hoje veremos o Resumo da Gestão Eletrônica de Documentos GED para SEFAZ-ES.

Podemos dizer que o GED tem por função a captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição de documentos. Nesse sentido, vamos explorar os pontos que podem ser cobrados em prova.

Temas que serão vistos:

• Conceitos Gerais
• Definições
• Ambiente típico de GED
• Fases de Implantação de GED
• Módulos ou ferramentas de GED

Sem mais delongas, vamos lá.

Conceitos Gerais – GED

Iniciemos o Resumo da Gestão Eletrônica de Documentos GED para SEFAZ-ES por algumas definições importantes sobre o tema.

• Gestão de documentos: busca assegurar acesso pleno às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia de deveres e direitos,

• Gestão Eletrônica de Documentos (GED): módulos interligados que permite uma empresa gerenciar documentos em forma física ou digital -> Possível documento físico na GED

Obs.: Embora a GED aceite documento físico, “aceite” definições que citem somente documentos em meio digital ou eletrônico.

Ficamos com um resumo sobre as principais características do GED apontadas pelo professor Ramon Souza.

Dentro de um cenário de gerenciamento de documentos, a NC UFPR em 2019 trouxe uma definição interessante – “Quando o fluxo de trabalho é digital, a produtividade aumenta, os custos diminuem, os requisitos são mais facilmente validados e a computação verde se torna possível”.

Definições

Ainda, é importante reconhecer outros conceitos de assuntos correlatos, pois a banca poderá tentar confundi-lo.

• Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD): Procedimentos que visam o controle do ciclo de vida dos documentos (da produção até a destinação final) a partir dos princípios da gestão arquivística.

SIGAD x GED
SIGAD: Relacionado ao ciclo de vida do documento, aplicado ao documento arquivístico.
GED: Relacionado ao compartilhamento;

• Dirks (Designing and Implementing Recordkeeping Systems): metodologia de criação de sistemas de gerenciamento de registros. -> Implementação de sistema de registros

Ambiente típico de GED

Vejamos um ambiente típico de GED apontado pelo professor Ramon Souza.

Bem auto explicativo, não?

Do documento no âmbito do GED, devemos reforçar que ele pode estar em papel ou ser nativamente digital, e deste último devemos reconhecer suas características.

Características do documento digital:

• Necessita de metadados que descrevam a função da informação registrada
• Não tem alto grau de integridade do conteúdo com o suporte ex. leitores de pdf

Se estamos falando de documentos e do processo de digitalização, é imperioso que conheçamos alguns termos.

• Minuta: compilação temporária de um documento que visa correção.
• Cópia: reprodução de um documento feita a partir de um original.
• Original: é o primeiro documento completo e efetivo.

Ainda dentro do processo de Gestão Eletrônica de Documentos, também é comum se deparar com as seguintes ferramentas.

• Intelligent Character Recognition (ICR): utilizado para reconhecimento óptico de caracteres escritos à mão.
• Indexação: criação de um modo de arquivamento organizado e eletrônico, possibilitando a pesquisa futura de maneira simples e eficiente.
• Optical Character Recognition (ICR): utilizado para reconhecimento de caracteres de um texto escaneado.

Fases de Implantação de GED

É de se esperar que para a conseguir uma gestão eficiente de documentos deve-se passar por fases de implementação.

Fases de Implantação de GED:

• Identificação da demanda: estudo do processo de criação de documentos.
• Digitalização ou Escaneamento: trata-se da captura do documento
• Indexação: cria-se um modo de arquivamento organizado para rápida recuperação
• Armazenamento: a guarda dos arquivos eletrônicos em bancos de dados relacionais, DVD e etc.
• Consulta: pesquisa via indexador para encontrar imagens armazenadas na base de dados
• Acesso: possibilita a utilização do documento

Perceba que nada mais é que um processo lógico de passar um documento físico até chegar ao eletrônico e posteriormente a sua utilização.

Módulos ou ferramentas de GED

Para finalizar o Resumo da Gestão Eletrônica de Documentos GED para SEFAZ-ES, adentremos inicialmente nos principais Módulos do GED.

DM – Document Management (Gerenciamento): Gerenciamento de documentos digitais. O DM controla o acesso físico aos documentos.

DI – Document Imaging (Captura): Gerenciamento do processo de conversão de papel para digital -> digitalização

RIM – Records and Information Management (Armazenamento): É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, de forma automatizada por meio de softwares específicos, independentemente da mídia em que ele se encontra. 

Workflow (distribuição): Trata-se da gestão de forma proativa dos processos de negócio das empresas -> fluxo de trabalho

Obviamente existem outros módulos e ferramentas, assim vejamos também outras informações importantes.

• Processamento de Formulários (FORMS PROCESSING – OCR/ICR): Possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital.

• Image Enable: busca anexar documentos a programas que precisam de informações complementares.

• Records and Information Management (RIM): é o gerenciamento do ciclo de vida de um documento – criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte

• Full Text Retrieval (FTR): recuperar documentos a partir de qualquer palavra ou índice remissivo do conteúdo do texto.

Assertivas

O assunto de Gestão Eletrônica de Documentos não foi tão explorado assim pela banca FGV, nesse sentido vamos conhecer alguns questionamentos apresentados pela banca examinadora.

FGV/2013 – Fundação Biblioteca Nacional

Os documentos _____, considerando o pequeno espaço _____ que ocupam, não são objeto das preocupações imediatas das atividades _____.

Assinale a alternativa que apresenta os termos que completam corretamente as lacunas.

Eletrônicos / físico / arquivísticas.

FGV/2013 – TJ AM

O Gerenciamento de Eletrônico de Documentos – GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas funcionalidades:

Captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição

FGV/2008 – Senado Federal

Os atributos presentes na forma física e na intelectual do documento arquivístico eletrônico são, respectivamente:

Texto, idioma, sinais especiais, selos, contexto tecnológico / configuração da informação, articulação do conteúdo, anotações.

Considerações Finais

Pessoal, chegamos ao final do Resumo da Gestão Eletrônica de Documentos GED para SEFAZ-ES.

Como vocês devem saber, o artigo tem por objetivo apenas apresentar um resumo do conteúdo, assim não deixem de conferir nossos cursos.

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