O ciclo PDCA nos estudos para concursos públicos

Olá, pessoal! Tudo bem? Se você já precisou estudar administração geral e pública em algum momento de sua jornada de estudos, certamente já conhece o nosso querido Ciclo PDCA. E, se você nunca estudou o assunto (e, talvez, pelo fato de a sua área de interesse ser totalmente diferente, nunca precisará estudar) este artigo também é pra você, pois o uso do Ciclo PDCA nos estudos pode alavancar bastante os seus resultados!

E o que seria o “Ciclo PDCA”?

Cabe fazermos um breve resumo acerca do Ciclo PDCA. Esta ferramenta foi criada por Walter Shewhart, mas quem a tornou popular foi Deming. Por isso, também pode ser encontrado em provas como “ciclo de Deming”, “ciclo de Shewhart”, ou, até mesmo, “ciclo de melhoria contínua”. O ciclo tem por objetivo maximizar a eficiência da organização, promovendo uma cultura de melhoria contínua (kaizen) e excelência.

A sigla “PDCA” é baseada nas iniciais de cada uma das palavras que compõem o ciclo: Plan (Planejar); Do (Executar); Check (checar) e Act (Agir). A premissa por trás do ciclo é a de que cada etapa fornece as bases para as etapas posteriores, havendo, ao fim destas, uma retroalimentação (feedback), com o ciclo se iniciando novamente, trazendo em si uma bagagem de experiência que refinará a nova utilização do ciclo.

Trata-se de uma ferramenta extremamente utilizada pelas organizações para a gestão de processos e da qualidade. Nesse sentido, é possível transportar a ideia, utilizando o Ciclo PDCA nos estudos para otimizar e aperfeiçoar a sua preparação para concursos, adaptando-o à sua realidade. A seguir, veremos como fazer esta adaptação.

Perceba que o CESPE cobrou duas questões de PDCA nesta prova do INMETRO.

Planejar – pavimentando o ciclo.

Na etapa do planejamento, que é o início do Ciclo PDCA, identifica-se a situação-problema a ser solucionada, estabelecendo os objetivos e metas, e apontando as ações e métodos que possibilitarão alcançá-los. Trazendo para a nossa realidade concurseira, é o momento em que se toma a decisão de estudar e o que se pretende alcançar com os estudos. É o momento em que você decide para qual cargo ou área vai se preparar e como obter sucesso com a preparação.

Nesta etapa do plano, com o objetivo definido (cargo/área), deve-se identificar como chegar lá: quais as disciplinas a serem estudadas; quais matérias serão estuadas a cada dia e a carga horária dedicada ao estudo (e, dentro disso, a divisão da carga dedicada a teoria, questões e revisões) e o material a ser utilizado. Desdobre o seu objetivo em metas que quantifiquem seu esforço, como: carga horária diária cumprida, percentual de acertos em questões e revisões executadas.

Vale, também, gastar um tempinho para analisar alguns fatores que precisam ser considerados. Exemplo: sua meta é a área fiscal, mas está no começo da preparação. Vale fazer um concurso “escada”, para tirar um pouco da pressão do estudo e obter um aporte financeiro? Ou pra você é válido já começar com o ciclo de estudos da área fiscal? São variáveis que impactam o planejamento de estudos e que devem ser consideradas de acordo com a realidade e objetivo de cada um.

Lembre-se sempre de que, conforme estudado em administração geral, o planejamento é dinâmico. Dificilmente consegue-se estabelecer um planejamento inicial e levá-lo até o fim sem nenhuma intercorrência que gere a necessidade de adaptação. Tomemos como exemplo o caso hipotético de alguém que estuda para a área fiscal, tendo um determinado leque de matérias a serem estudadas. Porém, em determinado momento, também hipotético, surgem novos concursos para a área de controle, estando os concursos fiscais escassos. É possível que o planejamento inicial seja adaptado para a nova perspectiva, sempre considerando a afinidade de matérias e áreas.

Executar – mãos à obra!

Nesta fase, deve-se executar as ações que foram planejadas, além de registrar os resultados obtidos, os quais fornecerão a base para a próxima fase. Dito de outra forma, é o estudo em si. Aqui, o estudante colocará em prática o seu estudo teórico, as questões e revisões, seguindo o planejamento feito anteriormente no ciclo.

Porém, não basta apenas executar o estudo. É necessário dar a devida atenção ao registro dos resultados obtidos. Cronometre sempre as horas (líquidas) estudadas, o quantitativo de questões resolvidas e o percentual de acertos obtidos, as revisões executadas e simulados, bem como o aproveitamento nestes. Tenha uma planilha, ou até mesmo um caderno, com esses registros.

Lembre-se sempre de que o que não é medido, não pode ser controlado, e o que não pode ser controlado, também não pode ser melhorado (frase frequentemente atribuída a vários autores diferentes). Por isso, não subestime a importância dos dados obtidos para o seu ciclo. Busque refiná-los da melhor forma possível, por exemplo, mensurando qual o seu rendimento na banca responsável pelo seu concurso (se houver).

Checar – analisando os resultados.

Aqui, os registros obtidos na fase de execução serão analisados e comparados com o que foi anteriormente planejado, checando o grau de alcance dos objetivos e metas. Compare, qualitativa e quantitativamente, as metas estabelecidas com as alcançadas. Com isso, será possível ter um diagnóstico detalhado do seu estudo, verificando, por exemplo, se a carga horária inicialmente definida foi factível com a sua rotina, ou até mesmo se algum tópico da disciplina apresenta mais dificuldade, tendo percentual de acertos abaixo do esperado, demandando, assim, maior atenção nas revisões.

Importante frisar que a checagem pode ser realizada em diferentes momentos. É possível por exemplo, realizar esta verificação ao fim de um dia, de uma semana, ou até mesmo de um mês de estudos. Talvez fique apertado realizar a checagem diariamente. Por outro lado, a checagem mensal pode acabar acumulando uma grande quantidade de itens a serem checados. Então, uma boa periodicidade de checagem seria a semanal, verificando o alcance das metas propostas para a semana em questão. Com a checagem semanal, a matéria estudada ainda estará “fresca” na mente, facilitando a análise.

Na realização da checagem, ficarão evidentes os seus pontos fortes e deficiências no estudo, o que servirá de base para a ação, próxima etapa do Ciclo PDCA.

Agir – buscando o ciclo da melhoria contínua.

Feita a checagem dos resultados, chegamos à ação, que pode ser um esforço no sentido de padronizar as ações adotadas, ou, dito de outra forma, um reforço nos aspectos corretos, se o resultado for positivo. Já se o resultado for negativo, deve-se promover uma ação corretiva para identificar as falhas ocorridas e saná-las.

No nosso contexto concurseiro, a padronização daquilo que trouxe resultado positivo pode se dar, por exemplo, das seguintes formas: a conclusão de que a escolha dos materiais foi feita corretamente; a verificação de que carga horária está satisfatória (nem superdimensionada, nem subdimensionada) e que o percentual de acertos estabelecido foi alcançado.

Por outro lado, a checagem pode apontar problemas no seu estudo, o que trará a necessidade de uma maior atenção àquilo que apresentou desvios do planejado, buscando ações para solucionar os problemas.

De forma exemplificativa, é possível que se chegue à conclusão de que a carga horária estabelecida está sendo prejudicada por outras atividades, que precisarão ser revistas, para que o tempo dedicado aos estudos seja otimizado. Ou então, pode-se concluir que, mesmo retirando da rotina atividades secundárias, ainda assim não será possível cumprir a carga horária inicialmente estabelecida (ou seja, ela foi superdimensionada). Assim, seria necessário rever a carga.

Em outro exemplo, é possível que se verifique que o rendimento nas questões não foi o esperado. Caso isso aconteça em determinados tópicos da disciplina, pode ser necessário passar por estes tópicos novamente. Esta análise pode até mesmo evidenciar outros problemas, como material inadequado, ou até mesmo a necessidade de adaptar melhor o local de estudos, para obter melhor concentração.

Feito isso, o Ciclo PDCA reinicia com um novo planejamento, com novos objetivos e metas, visando ao aperfeiçoamento, daí da ideia de “ciclo”. O novo planejamento deve buscar melhorias no rendimento (daí a ideia de “melhoria contínua”). Por exemplo, se no seu planejamento do ciclo anterior, a meta era de 80 % de aproveitamento nas questões, no novo planejamento é necessário buscar um upgrade para, por exemplo, 85%.

Nesse sentido, para alcançar as novas metas pode se fazer necessário um incremento de carga horária, ou até mesmo a utilização de novas técnicas de estudo e revisão.

E quando começar a utilizar o Ciclo PDCA nos estudos?

A resposta não poderia ser mais direta: AGORA! Seja para alunos iniciantes, intermediários ou avançados, a utilização do Ciclo PDCA nos estudos facilitará sua organização, execução e acompanhamento, gerando medidas importantes de aproveitamento, bem como direcionando o planejamento de forma estratégica ao que se apresente como uma possível dificuldade de estudante.

Abraços e bons estudos!

Paulo Alvarenga

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