Olá, pessoal! Tudo bem? Dentro dos nossos Guias Definitivos de Administração Geral e Pública para Concursos, hoje trataremos sobre a Metodologia 5S para concursos.
Bastante cobrada na parte de gestão da qualidade, a Metodologia 5S também aparece em provas como “Ferramenta 5S” ou “Programa 5S”, e consiste em uma metodologia que busca organizar, otimizar e racionalizar os fluxos de trabalho, materiais e espaços de trabalho, sempre buscando ganhos de eficiência e produtividade.
Tal ferramenta, também conhecida como “housekeeping” (casa limpa) tem sua origem no Japão, em meados do século XX. Na ocasião, o país estava devastado (período pós-segunda guerra), havendo a necessidade de se reinventar e rever toda a sua forma de organização e produção, visando à otimização e melhor utilização dos escassos recursos.
Vale ressaltar que a metodologia em estudo busca fomentar a ideia de redução de desperdícios e melhoria contínua nas organizações.
Os 5Ss têm origem em palavras japonesas que se iniciam com essa letra, tendo sido traduzidas para o português com a utilização da palavra “senso” antes de cada conceito traduzido, com a finalidade de manter a lógica da sigla.
Nos próximos tópicos, conheceremos melhor cada um dos 5 “sensos”, parte mais cobrada da metodologia 5S para concursos.
O senso de utilização ou descarte consiste em promover a identificação dos materiais da organização. Com este trabalho, será possível identificar materiais e utensílios que sejam de fato úteis à organização. Nesse sentido, permite-se, também, verificar a necessidade de manutenção em equipamentos, ou, em casos extremos, o descarte dos mesmos.
O senso de utilização ou descarte busca evitar aquilo que seja supérfluo para a organização, eliminar o que não tenha utilidade. Nada de acumular materiais ou arquivos ultrapassados. Deve-se selecionar aquilo que de fato faça sentido.
Este senso também busca realizar um “filtro” em informações e dados que a organização possua, de forma a manter apenas aquilo que seja coerente com as finalidades institucionais.
Há uma grande pegadinha na cobrança da metodologia 5s para concursos entre este senso, “Seiri”, e o próximo sendo, “Seiton”, que é o senso de organização. Confira esta questão da Quadrix (CRB 10ª Região):
“De acordo com o programa 5S, o senso de utilização trata de organizar o espaço de trabalho de forma eficaz, colocando cada coisa em seu devido lugar.” Questão errada! O senso tratado é o senso de organização (Seiton). O senso de utilização busca separar o útil do inútil, descartando aquilo que não deve ser mantido. Muita atenção a esta pegadinha!
O senso de ordenamento ou organização consiste em, literalmente, “organizar a casa”, identificar o local correto para cada documento ou material. Possui por objetivo definir locais e critérios para estoque e guarda de materiais, ou seja, um armazenamento lógico dos equipamentos, facilitando, portanto, sua localização e disposição.
Após a eliminação dos materiais inúteis na etapa anterior, no senso de ordenamento ou organização (Seiton) a organização deve otimizar seu espaço físico, sem materiais diferentes misturados.
Um ambiente de trabalho corretamente organizado promove ganhos de eficiência e produtividade. Em muitas empresas, perde-se muito tempo buscando materiais e/ou informações que não foram corretamente organizados. Além do tempo perdido, isso gera um desgaste físico e mental nos colaboradores, o que afeta o trabalho a ser realizado.
Consiste em manter o ambiente limpo, em sentido bastante amplo. Objetiva não só a limpeza no sentido de se eliminar sujeiras, mas também no sentido de se remover objetos estranhos ao trabalho, com a finalidade de se manter o ambiente visualmente limpo, apenas com aquilo que seja estritamente necessário.
Materiais espalhados, estações de trabalho sujas, excesso de papeis e documentos nas mesas, dentre outros fatores, tornam o ambiente de trabalho sujo, seja com relação aos resíduos que se acumulam, seja uma poluição visual, com a desorganização do ambiente. Além disso, este senso também está relacionado à apresentação pessoal dos empregados.
Indo adiante, alguns autores afirmam que a filosofia principal que baliza este senso consiste não somente na limpeza, mas principalmente na atitude de não sujar. Aprofundando, não é suficiente apenas limpar, mas identificar causas e fontes de sujeira, buscando eliminá-las. Assim, fica evidente que a responsabilidade pela manutenção de um ambiente limpo não deve ser apenas dos empregados de asseio e conservação, mas de todos os colaboradores da empresa.
Portanto, dentro da metodologia 5s para concursos, leve para a prova que o senso de limpeza estabelece que o ambiente deve estar completamente limpo, seja pela ausência de resíduos, seja pela ausência de objetos estranhos.
O quarto senso, Seiketsu, é comumente conhecido como senso de higiene ou saúde, e, para alguns autores, “padronização”. Objetiva-se um clima saudável na empresa, livre de agentes nocivos à saúde dos funcionários.
Estes agentes não são apenas os agentes poluentes, mas também agentes nocivos no sentido psicológico, como excesso de barulho, ruídos na comunicação, dentre outros.
Com efeito, a aplicação do senso de higiene busca criar normas e padrões de comportamento e terá como consequência boa saúde física e mental dos colaboradores, melhor qualidade de vida no trabalho e satisfação com este.
Um clima de trabalho tranquilo, com fluxos de trabalho padronizados, acarreta leveza para o trabalho dos indivíduos, colaborando, portanto, com a sua saúde mental.
Por fim, atente-se à seguinte pegadinha:
“O senso de higiene do programa 5S trata de manter um ambiente sempre limpo, ou seja, de eliminar as causas da sujeira e aprender a não sujar.” (Quadrix – Assistente Administrativo CRO-PB)
Afirmativa errada! Limpeza do ambiente é no senso de limpeza. O senso de higiene ou saúde está mais ligado à saúde física e mental do indivíduo, sendo um ambiente limpo sim relacionado ao senso de higiene, mas não é sua ideia principal.
O último senso, senso de autodisciplina, consiste no fato de cada colaborador da organização internalizar os padrões e atitudes dos quatro sensos anteriores, criando verdadeiros hábitos. Pretende adotar os outros quatro sensos como filosofia de trabalho, comprometendo todos os indivíduos da organização com a adoção desta filosofia.
Trata-se do senso mais complexo de se implementar, porquanto imprime uma mudança profunda na cultura organizacional e nos valores dos indivíduos.
Perceba a cobrança deste senso na prova do TJ-SP, 2019, banca Vunesp:
“Fundamento para a implantação da Gestão pela Qualidade Total, o Programa 5S tem por objetivo a preparação do ambiente. Um dos “S” desse programa, Shitsuke, representa a manutenção das melhorias alcançadas com as práticas dos demais “S” e a garantia de que vai ser incorporado em todas as fases, dando sustentação à Qualidade Total. É traduzido por Senso de
(A) Organização.
(B) Utilização.
(C) Limpeza.
(D) Saúde.
(E) Autodisciplina”
Perceba que a questão fala em manter as melhorias alcançadas com os demais sensos, e a garantia de incorporação da filosofia em todas as fases. Tudo isso nos leva ao senso de autodisciplina, que busca exatamente criar os hábitos corretos decorrentes dos outros sensos.
Chegando ao fim do nosso resumo sobre a Metodologia 5S para concursos, nunca é demais lembrar que este resumo não substitui as aulas teóricas e a resolução de muitas questões sobre o tema.
Busque identificar, para a sua prova, a ideia principal de cada senso e a ordem em que os sensos aparecem.
De forma exemplificativa, confira esta questão de Assistente Administrativo da Empresa Pública de Saúde do Rio de Janeiro S.A. – RIOSAÚDE (2020):
“Com o objetivo de embasar o desenvolvimento da qualidade utilizam-se ferramentas, que são metodologias que servem para a identificação e eliminação de falhas no processo. Dentre estas, a ferramenta dos cinco sensos, ou 5 S, é uma das mais poderosas. Os princípios definidos nos 5S são:
(A) senso de descarte, senso de organização, senso de limpeza, senso de arrumação e senso de ordem
(B) senso de descarte, senso de classificação, senso de limpeza, senso de desestruturação e senso de austeridade
(C) senso de arquivamento, senso de organização, senso de armazenamento, senso de arrumação e senso de ordem
(D) senso de arquivamento, senso de classificação, senso de armazenamento, senso de desestruturação e senso de austeridade”
A resposta correta é a letra A. Os 5 sensos são os sensos de descarte, senso de organização, senso de limpeza, senso de arrumação e senso de ordem.
Abraços e bons estudos!
Paulo Alvarenga
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