Hoje daremos continuidade a nossa sequência de resumos de conteúdos de TI gratuitos, elaborados com exclusividade para o Blog do Estratégia Concursos. Vamos iniciar uma série de artigos especiais sobre Governança de TI, abrindo com um tema “queridinho” nas provas: grupos de processos no PMBOK.
Se você nunca tinha ouvido falar nesse tema, deve estar se perguntando: quais são as bancas que cobram isso? A resposta é: TODAS. Esse tópico é exigido nas áreas Fiscal, Controle e específicas de TI. Ressaltamos também que o PMBOK costuma aparecer nas disciplinas relacionadas à área de Administração.
No entanto, como sempre, a nossa recomendação é conferir se o tema está no seu Edital. Se aparecer apenas PMBOK, pode considerar que o artigo servirá para o seu estudo, pois esse tópico é uma parte introdutória do guia. Veja o que vamos abordar:
Outro esclarecimento relevante é que este artigo serve também para todas as versões do PMBOK. Isso porque os grupos de processos mantêm a nomenclatura, há alguns anos. Em outras palavras, não há variação de uma versão para outra.
A nossa proposta inicial era fazer um artigo mais enxuto. No entanto, como esse conteúdo é bem importante para você e cheio de detalhes, optamos por não cortar nenhum ponto que julgamos importante para a sua preparação. Mas pode deixar que não vamos “encher linguiça”. Portanto, chega de papo e vamos começar!
Tempo de leitura aproximada: 10 a 15 minutos
O Project Management Body of Knowledge (PMBOK) é um guia de boas práticas para gerenciamento de projetos. Ele não é uma metodologia prescritiva, ou seja, não obriga que seus processos sejam seguidos à risca. A ideia é que eles sejam adotados conforme a necessidade do projeto e/ou da instituição.
Momento Curiosidade: o Project Management Institute (PMI) mantém o PMBOK desde a sua primeira versão, disponibilizada em 1996. Atualmente, o Guia está em sua 7ª. edição (2021).
O PMBOK é organizado em grupos de processos e áreas de conhecimento. Como explicamos anteriormente, os grupos de processos mantêm-se constantes de uma versão para a outra e serão objeto do nosso estudo de hoje. Entretanto, as áreas de conhecimento podem sofrer variações.
Cada um dos processos do PMBOK pertence a um grupo e a uma área de conhecimento. A nível ilustrativo, veja um exemplo muito interessante do fluxo da 6ª. edição do guia, ainda bastante cobrada nas provas de concursos públicos:
Os grupos de processos no PMBOK dividem-se em iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Vamos falar sobre cada um deles com mais detalhes nas próximas seções, mas observe como eles estariam organizados:
Cada projeto pode ser dividido em fases. Em cada fase, teríamos o ciclo que foi apresentado acima (lembrando que nada no PMBOK é obrigatório). Após a iniciação da fase, faremos o planejamento. Em seguida, teremos a execução. Por fim, virá o encerramento.
O monitoramento e controle, embora tradicionalmente colocado entre a execução e o encerramento, está por cima de todas as fases. É importante monitorar e controlar em todos os momentos, pois é uma atividade intrínseca da gestão de projetos.
Um dos aspectos que mais confunde os alunos é achar que essa divisão é sequencial. Ou seja, o projeto acabaria ao chegar em encerramento. Não é bem assim.
Os grupos de processos no PMBOK são sobrepostos (isso costuma ser cobrado em prova, inclusive). Dessa forma, é possível o projeto estar em execução, em uma determinada fase, e simultaneamente estar iniciando uma outra.
Primeiramente, tudo que for relacionado ao início do projeto está contido neste grupo. Independente da versão que esteja utilizando, este grupo de processos é considerado pequeno, abarcando poucas áreas de conhecimento.
Ele é responsável por definir o escopo preliminar da solução, além de alinhar as expectativas iniciais com as partes interessadas a respeito do sucesso ou fracasso do projeto. Também é responsável por autorizar o início e definir o Gerente, por meio do Termo de Abertura de Projetos.
A iniciação também é conhecida pelas grandes incertezas a respeito do atingimento dos objetivos. Como o projeto ainda está começando, o risco de não dar certo é considerado alto. Com o avançar das etapas e o consequente cumprimento das atividades, esse risco tende a cair.
Por outro lado, a alocação de recursos e o custo orçamentário são considerados baixos. Esses pontos também se justificam pelo próprio início do projeto: como há poucas atividades para realizar, não existe necessidade de muitas pessoas trabalhando.
Como o próprio nome indica, este grupo contempla todos os processos relacionados a estratégias que serão adotadas ao longo do projeto, a fim de que ele possa atingir seu objetivo. Ele traça ações necessárias, além de definir as principais documentações. Além disso, este grupo cria todos os planos do projeto.
Por esses motivos, o grupo trabalha fortemente com escopo, riscos, cronograma e custos, que são áreas de conhecimento extremamente ligadas ao planejamento. Esta etapa desenvolve diversos detalhamentos. Entretanto, isso não significa que este grupo não interaja com as demais áreas.
Ele é o único que contempla todas as áreas de conhecimento pertencentes ao PMBOK. Além disso, ele é o grupo com maior quantidade de processos, haja vista que o planejamento abarca a mais extensa cadeia de atividades no guia. Fique atento, pois esses pontos frequentemente são alvos de questionamento.
O principal objetivo desse grupo é o desenvolvimento das atividades em consonância com o planejamento anteriormente realizado. Em virtude disso, podemos destacar nesta etapa o ápice da quantidade de alocações de recursos, além dos elevados custos orçamentários e uma queda nos riscos que mencionamos na iniciação.
Dependendo do andamento, é possível que sejam necessárias atualizações no planejamento. Como não vamos fazer os documentos do zero, não caberia uma volta ao grupo de processos de planejamento. Os ajustes podem realizados na execução. Mas e o monitoramento e controle? Ele não deveria realizar as atualizações?
Esse ponto frequentemente causa confusão. Não vamos dar “spoiler” do monitoramento e controle, pois falaremos dele na próxima seção, mas tenha em mente que os ajustes a que estamos nos referindo referem-se aos documentos gerados na fase de planejamento.
Em outras palavras, a execução não entra em detalhes de índices e desempenhos do projeto (putz, acho que já demos o “spoiler” sem querer; OK, vamos partir logo para o monitoramento e controle então).
As atividades desse grupo focam especialmente em medições e avaliações quanto ao desempenho do projeto. Alguns autores e professores gostam de citar a expressão “saúde do projeto” em suas explicações. Para deixar mais claro, o monitoramento e controle diz se o projeto está indo bem ou mal. Simples assim.
Para cumprir essas verificações, o Gerente de Projeto pode se apoiar em índices, progressos de cronograma, gráficos etc. O resultado da avaliação é reportado frequentemente às partes interessadas no projeto, a fim de que façam as suas considerações a respeito do desempenho.
Se o projeto estiver indo muito mal, o monitoramento e controle pode contemplar também mudanças para o colocar de volta aos “trilhos”. Entre as ações, podemos destacar alterações na gestão dos riscos, cortes de custos etc. Ressaltamos que as decisões irão variar de acordo com o desempenho apresentado no projeto.
O último grupo de processos no PMBOK enfatiza a conclusão das atividades. Nesta etapa, o projeto é formalmente entregue e aceite, juntamente com a realização de uma revisão. Além disso, o encerramento também providencia o arquivamento de documentos considerados relevantes.
Outro marco importante são as lições aprendidas pela equipe ao longo do projeto. O encerramento documenta essas lições, contribuindo com a sua utilização como base de conhecimento em situações semelhantes no futuro. Fique atento, pois as bancas gostam muito de cobrar esse assunto.
Como o projeto está terminando, as incertezas tendem a ser mais baixas nessa etapa, já que as partes interessadas já possuem ciência a respeito do seu sucesso ou fracasso. O mesmo ocorre com a alocação de recursos e o custo financeiro, provocados pela diminuição da quantidade de trabalho.
Embora aparentemente o encerramento realize muitas atividades, ele é o menor de todos os grupos de processos, contemplando apenas a área de conhecimento da Integração.
Agora você ganhará um bônus que vai te ajudar ainda mais na sua preparação. Para reforçar o seu conhecimento, vamos apresentar um mapa mental exclusivo, contendo os principais conceitos relacionados aos grupos de processos do PMBOK:
Por fim, se você já leu as seções anteriores e/ou estudou o assunto por outros materiais, sugerimos revisar o conteúdo por esse mapa mental. A nossa recomendação é que você o guarde para futuras consultas sobre o tema, pois este tópico não costuma sofrer grandes variações entre as versões do PMBOK.
Neste artigo, apresentamos um resumo sobre grupos de processos no PMBOK, um dos temas mais importantes da Governança de TI. Se você compreendeu os conceitos, a recomendação é fazer muitas questões para treinar, além de voltar ao mapa mental periodicamente para fazer revisões (não se esqueça dele).
As questões são fundamentais para praticar o conteúdo e testar seu nível de conhecimento. Alunos aprovados realizam centenas, às vezes milhares de questões até atingir um nível de excelência no conteúdo. O acesso do Sistema de Questões do Estratégia é feito pelo link: https://concursos.estrategia.com/.
No entanto, se restaram dúvidas, nossa sugestão é buscar o material do Estratégia Concursos. O Estratégia oferece diversos cursos em pdf, videoaulas e áudios para você ouvir onde quiser. Saiba mais sobre todos os nossos cursos disponíveis na plataforma por meio do link https://www.estrategiaconcursos.com.br/cursos/.
Bons estudos e até a próxima!
Cristiane Selem Ferreira Neves é Bacharel em Ciência da Computação e Mestre em Sistemas de Informação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ), além de possuir a certificação Project Management Profissional pelo Project Management Institute (PMI). Já foi aprovada nos seguintes concursos: ITERJ (2012), DATAPREV (2012), VALEC (2012), Rioprevidência (2012/2013), TJ-RJ (2022) e TCE-RJ (2022). Atualmente exerce o cargo efetivo de Especialista em Previdência Social – Ciência da Computação no Rioprevidência, além de ser colaboradora do Blog do Estratégia Concursos.