Olá, pessoal! Tudo bem? Hoje vamos tratar de um dos assuntos mais temidos da nossa disciplina de Administração Geral e Pública: Gestão de Projetos. É um tema bastante detalhado, tendo como carro chefe o Guia PMBOK – Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, elaborado e publicado pelo “Project Management Institute” (PMI). O Guia PMBOK, por ser um guia, não é um instrumento prescritivo, mas sim descritivo, trazendo as melhores práticas em Gestão de Projetos.
Diante disso, este resumo obviamente não se propõe a esgotar o tema, mas sim a trazer os conceitos mais importantes, aqueles mais explorados em prova. Ainda, o presente resumo não substitui, de forma alguma, a aula em pdf, que deve ser a base dos seus estudos. Utilize o resumo como complemento, principalmente em suas revisões.
Em primeiro lugar, o que seria um “projeto“? Conforme o guia PMBOK: “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.” (PMBOK, 2013, p. 3). Portanto, um projeto pode ser entendido como um esforço temporário, com um objetivo bem definido, capaz de gerar um resultado único para a organização.
Devemos, ainda, fazer a diferenciação entre projeto (esforço temporário) e processo (trabalho repetitivo). Pense comigo na construção de uma nova estação de Metrô. Será necessário projetar o tempo necessário para realizar o empreendimento, bem como os recursos (humanos, materiais e financeiros), o risco da realização, enfim, inúmeros fatores para que se chegue ao resultado esperado, que é a inauguração da estação. Haverá, portanto, um projeto que considere tais fatores.
Uma vez inaugurada a estação, ela precisará operar, com os fluxos de trabalho diários, envolvendo atividades como venda de bilhetes, limpeza, operação dos trens, dentre outras. Essas últimas atividades são os processos (ou operações), trabalhos repetitivos e rotineiros. Percebe-se, então, a principal diferença entre projetos e processos: estes são trabalhos rotineiros, enquanto aqueles geram um resultado único.
O PMBOK apresenta alguns grupos de processos de gerenciamento de projetos. Estes grupos, conforme o próprio Guia, são um “agrupamento lógico de entradas, ferramentas, técnicas e saídas de gerenciamento de projetos.” (PMI, 2013, p. 713). Dito de outra forma, os grupos de processos buscam aproximar técnicas, conhecimentos e atividades, que dialoguem entre si e facilitem as entregas de cada grupo.
Cabe ressaltar que os grupos de processos de gerenciamento de projetos NÃO são fases do projeto. Com efeito, os grupos de processos não são fases estanques em um projeto, mas interagem e muitas vezes podem se sobrepor. Muita atenção a isso, pois as bancas gostam de jogar esta pegadinha.
O PMBOK (2013, p. 554) divide os grupos de processos da seguinte forma:
Grupo de Processos de Iniciação – são realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente, através da obtenção de autorização para iniciar o projeto ou fase.
Grupo de Processos de Planejamento – São realizados para definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e definir a linha de ação necessária para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado.
Grupo de Processos de Execução – São realizados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer os requisitos do projeto.
Grupo de processos de monitoramento e controle – São processos exigidos para acompanhar, analisar e controlar o progresso e desempenho do projeto, identificar quaisquer áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano, e iniciar as mudanças correspondentes.
Grupo de processos de encerramento. São realizados para concluir ou fechar formalmente um projeto, fase ou contrato.
Outro conceito importantíssimo do PMBOK é o de “área de conhecimento”. Conforme o guia, área de conhecimento em gerenciamento de projetos é “uma área identificada de gerenciamento de projetos definida por seus requisitos de conhecimentos e descrita em termos dos processos que a compõem: suas práticas, entradas, saídas, ferramentas e técnicas.” (PMI, 2013, p. 700)
O PMBOK (2013, p. 553) apresenta 10 áreas de conhecimento em gestão de projetos:
Gerenciamento da Integração – inclui os processos e atividades para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades de gerenciamento dentro dos Grupos de Processos de Gerenciamento do Projeto.
Gerenciamento do Escopo – inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso.
Gerenciamento do Cronograma – inclui os processos necessários para gerenciar o término dentro do prazo do projeto.
Gerenciamento dos Custos – inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado.
Gerenciamento da Qualidade – inclui os processos para incorporação da política de qualidade da organização com relação ao planejamento, gerenciamento e controle dos requisitos de qualidade do projeto e do produto para atender as expectativas das partes interessadas.
Gerenciamento dos Recursos – inclui os processos para identificar, adquirir e gerenciar os recursos necessários para a conclusão bem-sucedida do projeto.
Gerenciamento das Comunicações – inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas, gerenciadas, controladas, monitoradas e dispostas de maneira oportuna e apropriada.
Gerenciamento dos Riscos – inclui processos de condução de planejamento, identificação e análise de gerenciamento de risco, planejamento de resposta, implementação de resposta e monitoramento de risco em um projeto.
Gerenciamento das Aquisições – inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.
Gerenciamento das Partes Interessadas (stakeholders) – inclui os processos necessários para identificar todas as pessoas ou organizações impactadas pelo projeto, analisando as suas expectativas e o impacto das partes interessadas no projeto, e desenvolvendo estratégias de gerenciamento apropriadas para o engajamento eficaz das partes interessadas nas decisões e execução do projeto.
Em algumas organizações maiores, podem existir diversos projetos sendo tocados paralelamente. Com isso, a possibilidade de haver discrepâncias na gestão de projetos é alta. Aqui entra a ideia do escritório de gerenciamento de projetos (ou escritório de projetos), que, conforme o PMBOK (p. 48), é “uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas.”.
Nesse contexto, um escritório de gerenciamento de projetos pode ser considerado uma parte interessada (stakeholder) interna do projeto. Podem ter como responsabilidades desde o fornecimento de funções de apoio ao gerenciamento de projetos, auxiliando o gerente do projeto, até o gerenciamento direto de um ou mais projetos.
Como se pode perceber, o tema “Gestão de Projetos” é um tema bastante amplo e detalhado. Além deste resumo, é primordial a utilização do material em PDF, bem como da resolução de muitas questões sobre o tema, para massificar o aprendizado. Uma outra dica é dar uma passada pelo glossário do PMBOK. Obviamente, não precisa decorar tudo o que está ali, mas vale passar pelos conceitos e se familiarizar com eles. Por fim, caso se interesse por mais informações sobre o tema, vale acessar o site do PMI Brasil.
Abraços e bons estudos!
Paulo Alvarenga
Referências:
PMI – Project management Institut. Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) – Sexta Edição. Project Management Institute, 2013
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