Olá, pessoal! Tudo bem? Prosseguindo com os nossos resumos de Administração Geral e Pública para concursos, hoje trataremos de um dos assuntos mais cobrados em prova, por se tratar de um conhecimento basilar ao gestor, nos variados níveis hierárquicos: as funções do processo administrativo. Muito lembrado pela sigla “PODC”, o processo administrativo, também chamado de “Funções do Administrador” é formado pelas funções de Planejamento, Organização, Direção e Controle. Perceba que o CESPE cobrou várias questões sobre o assunto nesta prova.
Cabe lembrar que o processo administrativo atual é uma evolução do originalmente pensado por Fayol, na Teoria Clássica, e que era composto pelas funções de “Prever, Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar”. Com a evolução do pensamento administrativo, os autores da Teoria Neoclássica revisitaram o legado de Fayol, agregando as funções de comandar e coordenar na função de Direção. Além disso, a função de Prever foi substituída pela de Planejar.
Passemos, então, à análise de cada Função separadamente.
Como não poderia deixar de ser, o Planejamento é a base do Processo Administrativo, e as demais funções deverão segui-lo. Importante frisar que o Planejamento não é simplesmente um exercício de tentar projetar o futuro, mas implica ações presentes para construir o futuro desejado. Assim, o Planejamento deverá orientar os esforços da organização em direção aos seus objetivos e metas.
A função de Planejamento comumente segue uma ordem de etapas sequenciais. Utilizaremos a conceituação de Chiavenato, que define as etapas da seguinte forma:
O Planejamento, assim como as outras funções, se desdobra ao longo dos níveis hierárquicos da organização. O nível institucional, ou estratégico, é aquele em que o planejamento é de longo prazo, generalista e engloba a organização como um todo. O nível tático, ou gerencial, é imediatamente inferior ao estratégico, foca no médio prazo e suas ações afetam cada gerência ou área específica. Já o nível operacional ou técnico se ocupa das atividades rotineiras da organização, abrangendo o curto prazo e com foco em alto detalhamento.
Por fim, cabe ressaltar que o Planejamento não deve ser imutável ou estático. Com efeito, esta função deve possuir flexibilidade suficiente para que as organizações possam adaptá-lo durante a sua execução, conforme as outras funções ocorram.
Primeiramente, é importante esclarecer que a palavra “organização” pode assumir dois possíveis significados para a nossa disciplina: o primeiro, como um agrupamento social que se reúne para atingir objetivos comuns; o segundo, que é o objeto deste tópico, como função do processo administrativo, em que são alocados os recursos, divididas as tarefas e responsabilidades, e escolhidas a estrutura organizacional e a departamentalização.
Nesse sentido, devemos sempre lembrar que os recursos da organização são escassos, e precisam ser bem aproveitados para que os objetivos possam ser alcançados. Assim, a função de organização consiste em alocar, com a máxima eficiência possível, os recursos da organização.
Para isso, a organização (agrupamento social) deve sempre considerar, para uma eficiente organização (função do processo administrativo), o seu negócio, o mercado em que está inserida, os seus objetivos e outras variáveis, que darão base para uma eficiente organização. Assim, devem ser consideradas as seguintes fases para esta função administrativa:
Pelo grau de cobrança em provas e nível de detalhamento do assunto, em breve teremos um resumo para tratar apenas de estrutura organizacional e critérios de departamentalização.
A Direção é a função do processo administrativo responsável por conduzir os trabalhos, designando e orientando as pessoas. Com o Planejamento feito e a estrutura organizada, é necessário colocar em prática o que foi pensado. O capital humano é um dos mais importantes da organização, e gerenciá-lo é o grande desafio da função de Direção. Pelo fato de serem as pessoas, os colaboradores que de fato vão “colocar a mão na massa”, não adianta que o Planejamento e a Organização tenham sido impecáveis, e a Direção deixe a desejar. Caso isso ocorra, todo o esforço terá sido em vão.
Retornando um pouco o que já foi dito na função de Organização, as organizações são agrupamentos de pessoas, com objetivos convergentes, por isso, obviamente, não há organizações sem pessoas. Assim, nesta função, a Gestão de Pessoas da organização, com os seus subsistemas (e que serão alvo de um futuro resumo) ganha destaque. Além disso, enquanto na função de Organização o foco era na estrutura formal, na função de Direção há uma atenção maior às interações da estrutura informal.
Caminhando mais um pouco, é necessário entender que todo gestor, em maior ou menor grau, lidará com pessoas. Nesse sentido, nesta função do processo administrativo entram os trabalhos de comunicação, motivação e liderança (os quais, por sua amplitude, serão alvo de um resumo em breve). Cada gestor deve ter capacidades, em diferentes graus, de comunicar, motivar e liderar seus subordinados, potencializar suas competências e gerenciar possíveis conflitos organizacionais. Portanto, os gestores comumente são conhecidos como Diretores (nível estratégico), Gerentes (nível tático) e Supervisores (nível operacional).
Para que o processo administrativo faça sentido, deve-se analisar se os esforços feitos nas funções anteriores foram eficazes e efetivos. Para que isso seja possível, entra a função de controle, função em que são definidos os padrões de desempenho, desempenho este que é monitorado, avaliado e são adotadas medidas corretivas.
A função de controle apresenta um processo com quatro etapas, conforme define Chiavenato:
Por fim, Maximiano nos traz que um sistema de controle eficaz deve possuir as seguintes características:
Diante de todo o exposto, percebe-se que a temática do processo administrativo é fundamental para todo gestor, e, pela sua grande incidência em provas, deve receber especial atenção. Cada uma das funções é importantíssima, e vale ressaltar, também, que cada função é encontrada em todos os níveis organizacionais.
Vale esclarecer, ainda, que apesar de também receber o nome de “ciclo administrativo”, nem sempre as funções serão executadas separadamente, de forma cíclica, podendo interagir. É bastante comum, por exemplo, que, ao se executar as funções posteriores, o planejamento deva ser revisitado e ajustado a novas condições que se apresentem.
Vale lembrar, por fim, que este resumo NÃO substitui as aulas em PDF, devendo ser utilizado como complemento para o seu estudo, auxiliando nas suas revisões, sempre em conjunto com centenas de questões sobre o tema.
Abraços e bons estudos!
Paulo Alvarenga
Referências:
Chiavenato, Idalberto. Administração geral e pública. Idalberto Chiavenato – 2.ed. – Rio de Janeiro : Elsevier, 2008
Chiavenato, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. Idalberto Chiavenato – 7. ed. rev. e atual. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2003
Maximiano, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração. Antonio Cesar Amaru Maximiano – 5. ed. rev. e ampl. – São Paulo: Atlas, 2000
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