Funções do Processo Administrativo para concursos – Guia Definitivo

Olá, pessoal! Tudo bem? Prosseguindo com os nossos resumos de Administração Geral e Pública para concursos, hoje trataremos de um dos assuntos mais cobrados em prova, por se tratar de um conhecimento basilar ao gestor, nos variados níveis hierárquicos: as funções do processo administrativo. Muito lembrado pela sigla “PODC”, o processo administrativo, também chamado de “Funções do Administrador” é formado pelas funções de Planejamento, Organização, Direção e Controle. Perceba que o CESPE cobrou várias questões sobre o assunto nesta prova.

Cabe lembrar que o processo administrativo atual é uma evolução do originalmente pensado por Fayol, na Teoria Clássica, e que era composto pelas funções de “Prever, Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar”. Com a evolução do pensamento administrativo, os autores da Teoria Neoclássica revisitaram o legado de Fayol, agregando as funções de comandar e coordenar na função de Direção. Além disso, a função de Prever foi substituída pela de Planejar.

Passemos, então, à análise de cada Função separadamente.

Primeira função – Planejamento

Como não poderia deixar de ser, o Planejamento é a base do Processo Administrativo, e as demais funções deverão segui-lo. Importante frisar que o Planejamento não é simplesmente um exercício de tentar projetar o futuro, mas implica ações presentes para construir o futuro desejado. Assim, o Planejamento deverá orientar os esforços da organização em direção aos seus objetivos e metas.

A função de Planejamento comumente segue uma ordem de etapas sequenciais. Utilizaremos a conceituação de Chiavenato, que define as etapas da seguinte forma:

1. Definir os objetivos – o autor entende que, pelo fato de os objetivos servirem de base para todos ou outros planos da organização, devem ser os primeiros a serem estabelecidos.
2. Verificar qual a situação atual em relação aos objetivos – deve-se verificar qual a situação da organização em relação aos seus objetivos, entendendo o que é necessário para alcançá-los.
3. Desenvolver premissas quanto às condições futuras – trata-se da construção de cenários alternativos que possam se apresentar no futuro, levando em consideração a complexidade do ambiente em que a organização está inserida.
4. Analisar as alternativas de ação – diante das alternativas de ação apresentadas, deve-se analisar cada uma delas, buscando compreender quais serão as mais adequadas à organização.
5. Escolher um curso de ação entre as várias alternativas – feita a análise, escolhe-se uma das alternativas apresentadas.
6. Implementar o plano e avaliar os resultados – trata-se da execução do plano, sempre monitorando os resultados e avaliando a necessidade de ações corretivas.

O Planejamento, assim como as outras funções, se desdobra ao longo dos níveis hierárquicos da organização. O nível institucional, ou estratégico, é aquele em que o planejamento é de longo prazo, generalista e engloba a organização como um todo. O nível tático, ou gerencial, é imediatamente inferior ao estratégico, foca no médio prazo e suas ações afetam cada gerência ou área específica. Já o nível operacional ou técnico se ocupa das atividades rotineiras da organização, abrangendo o curto prazo e com foco em alto detalhamento.

Por fim, cabe ressaltar que o Planejamento não deve ser imutável ou estático. Com efeito, esta função deve possuir flexibilidade suficiente para que as organizações possam adaptá-lo durante a sua execução, conforme as outras funções ocorram.

Segunda função – hora de colocar tudo em ordem

Primeiramente, é importante esclarecer que a palavra “organização” pode assumir dois possíveis significados para a nossa disciplina: o primeiro, como um agrupamento social que se reúne para atingir objetivos comuns; o segundo, que é o objeto deste tópico, como função do processo administrativo, em que são alocados os recursos, divididas as tarefas e responsabilidades, e escolhidas a estrutura organizacional e a departamentalização.

Nesse sentido, devemos sempre lembrar que os recursos da organização são escassos, e precisam ser bem aproveitados para que os objetivos possam ser alcançados. Assim, a função de organização consiste em alocar, com a máxima eficiência possível, os recursos da organização.

Para isso, a organização (agrupamento social) deve sempre considerar, para uma eficiente organização (função do processo administrativo), o seu negócio, o mercado em que está inserida, os seus objetivos e outras variáveis, que darão base para uma eficiente organização. Assim, devem ser consideradas as seguintes fases para esta função administrativa:

• Divisão do trabalho – a primeira fase é analisar o tipo de trabalho que a organização executa, quais as atividades e tarefas necessárias para isso e qual a lógica mais racional a ser adotada, dividindo o trabalho em cargos ou funções, cada um com seu grau de complexidade e especialização.
• Definição de autoridade e responsabilidade – feita a divisão do trabalho, estando definidas as atribuições dos cargos, deve-se proceder à definição das autoridades e responsabilidades necessárias à execução do trabalho, por meio da definição da cadeia de comando e amplitude de controle.
• Desenho da estrutura – com a divisão do trabalho e as linhas de autoridade e responsabilidade pensadas, a organização deve optar por um tipo de estrutura (orgânica ou mecanicista, com os respectivos tipos de desenho de cada uma) e de departamentalização, mais rígida ou flexível.

Pelo grau de cobrança em provas e nível de detalhamento do assunto, em breve teremos um resumo para tratar apenas de estrutura organizacional e critérios de departamentalização.

Terceira função – dirigindo para o sucesso

A Direção é a função do processo administrativo responsável por conduzir os trabalhos, designando e orientando as pessoas. Com o Planejamento feito e a estrutura organizada, é necessário colocar em prática o que foi pensado. O capital humano é um dos mais importantes da organização, e gerenciá-lo é o grande desafio da função de Direção. Pelo fato de serem as pessoas, os colaboradores que de fato vão “colocar a mão na massa”, não adianta que o Planejamento e a Organização tenham sido impecáveis, e a Direção deixe a desejar. Caso isso ocorra, todo o esforço terá sido em vão.

Retornando um pouco o que já foi dito na função de Organização, as organizações são agrupamentos de pessoas, com objetivos convergentes, por isso, obviamente, não há organizações sem pessoas. Assim, nesta função, a Gestão de Pessoas da organização, com os seus subsistemas (e que serão alvo de um futuro resumo) ganha destaque. Além disso, enquanto na função de Organização o foco era na estrutura formal, na função de Direção há uma atenção maior às interações da estrutura informal.

Caminhando mais um pouco, é necessário entender que todo gestor, em maior ou menor grau, lidará com pessoas. Nesse sentido, nesta função do processo administrativo entram os trabalhos de comunicação, motivação e liderança (os quais, por sua amplitude, serão alvo de um resumo em breve). Cada gestor deve ter capacidades, em diferentes graus, de comunicar, motivar e liderar seus subordinados, potencializar suas competências e gerenciar possíveis conflitos organizacionais. Portanto, os gestores comumente são conhecidos como Diretores (nível estratégico), Gerentes (nível tático) e Supervisores (nível operacional).

Controlando os resultados

Para que o processo administrativo faça sentido, deve-se analisar se os esforços feitos nas funções anteriores foram eficazes e efetivos. Para que isso seja possível, entra a função de controle, função em que são definidos os padrões de desempenho, desempenho este que é monitorado, avaliado e são adotadas medidas corretivas.

A função de controle apresenta um processo com quatro etapas, conforme define Chiavenato:

1. Estabelecimento de objetivos ou padrões de desempenho.
2. Avaliação/mensuração do desempenho atual.
3. Comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos.
4. Realização de ação corretiva para a correção de desvios.

Por fim, Maximiano nos traz que um sistema de controle eficaz deve possuir as seguintes características:

• Foco nos pontos estratégicos – o controle deve ser mais apurado em pontos que possam gerar maiores problemas para a empresa, pontos que sejam mais críticos à operação da organização;
• Precisão – os sistemas de controle devem evidenciar as informações sobre variação de forma precisa, viabilizando uma tomada de decisão adequada;
• Rapidez – as informações devem ser disponibilizadas rapidamente ao tomador de decisões;
• Objetividade – as informações devem ser claras e objetivas, indicando, quando for o caso, com objetividade o desvio detectado;
• Economia – o custo do sistema deve ser menor do que os benefícios proporcionados;
• Aceitação – as pessoas precisam compreender que o sistema de controle é uma parte importante de seu trabalho;
• Ênfase na exceção – a ênfase do sistema deve ser nos desvios detectados;
• Critérios múltiplos de avaliação de desempenho – o sistema deve propiciar a avaliação de variados critérios de desempenho, o que proporcionará uma informação mais rica ao gestor.

Conclusão

Diante de todo o exposto, percebe-se que a temática do processo administrativo é fundamental para todo gestor, e, pela sua grande incidência em provas, deve receber especial atenção. Cada uma das funções é importantíssima, e vale ressaltar, também, que cada função é encontrada em todos os níveis organizacionais.

Vale esclarecer, ainda, que apesar de também receber o nome de “ciclo administrativo”, nem sempre as funções serão executadas separadamente, de forma cíclica, podendo interagir. É bastante comum, por exemplo, que, ao se executar as funções posteriores, o planejamento deva ser revisitado e ajustado a novas condições que se apresentem.

Vale lembrar, por fim, que este resumo NÃO substitui as aulas em PDF, devendo ser utilizado como complemento para o seu estudo, auxiliando nas suas revisões, sempre em conjunto com centenas de questões sobre o tema.

Abraços e bons estudos!

Paulo Alvarenga

Referências:
Chiavenato, Idalberto. Administração geral e pública. Idalberto Chiavenato – 2.ed. – Rio de Janeiro : Elsevier, 2008
Chiavenato, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. Idalberto Chiavenato – 7. ed. rev. e atual. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2003
Maximiano, Antonio Cesar Amaru. Introdução à Administração. Antonio Cesar Amaru Maximiano – 5. ed. rev. e ampl. – São Paulo: Atlas, 2000

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