Conheça os principais registros da EFD para a SEFAZ ES

Olá, pessoal! Nesse artigo, falaremos sobre os principais registros da EFD ICMS/IPI, assunto presente no edital da SEFAZ ES, dentro da disciplina Tecnologia da Informação aplicada à auditoria tributária.

Para quem está vendo pela primeira vez, recomendo a leitura desse outro artigo, que passa uma visão geral sobre o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e sobre a própria EFD (Escrituração Fiscal Digital).

É importante ter em mente que a EFD, em conjunto com os documentos fiscais eletrônicos, representa um grande avanço para as Administrações Tributárias, abrindo uma gama de possibilidades de roteiros de auditoria. Assim, faz todo sentido que o edital esteja cobrando esse tema, pois certamente fará parte do dia a dia dos novos auditores da SEFAZ ES.

Visão geral da EFD – registros da EFD para a SEFAZ ES

Em termos práticos, a EFD é um arquivo no formato .txt, cuja estrutura, denominada layout, é definida nacionalmente em um documento denominado Ato COTEPE/ICMS nº 09/08 e suas alterações.

Antes de transmitir o arquivo para o ambiente nacional, o informante deve submetê-lo ao Programa Validador (PVA), que fará uma série de conferências tanto na estrutura quanto no conteúdo informado.

O layout da EFD consiste em um conjunto de Blocos, os quais possuem Registros, que, por fim, contêm Campos.

A tabela a seguir elenca os Blocos e traz uma breve descrição do seu conteúdo.

O Guia Prático da EFD é o documento que consolida todas as regras de validação aplicadas pelo PVA e descreve em detalhes como preencher cada Campo/Registro/Bloco.

Seguindo o Edital da SEFAZ ES, trataremos, nessa primeira parte, dos registros do Bloco 0: registros 0000, 0150, 0200, 0220. Em um próximo artigo, falaremos sobre os registros do Blocos C.

Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação da Entidade – registros da EFD para a SEFAZ ES

Esse registro é obrigatório e corresponde ao primeiro registro do arquivo da EFD. Ele possui ao todo 15 campos, listados a seguir:

• REG: Texto fixo contendo “0000”. Esse é um padrão que ocorre em todos os registros: sempre há um campo de abertura, que é preenchido com o nome do registro;
• COD_VER: Código da versão do layout conforme a tabela indicada no Ato COTEPE;
• COD_FIN: Define a finalidade do arquivo, que pode ser original ou retificador. Sempre que um arquivo precisar ser retificado, deve-se submetê-lo novamente em sua íntegra, pois não são aceitos arquivos complementares;
• DT_INI: Data inicial das informações contidas no arquivo. Normalmente, corresponde ao primeiro dia do mês de referência;
• DT_FIN: Data final das informações contidas no arquivo. Normalmente, corresponde ao último dia do mês de referência;
• NOME: Nome empresarial da entidade informante;
• CNPJ: Número de inscrição da entidade no CNPJ;
• CPF: Número de inscrição da entidade no CPF;
• UF: Sigla da unidade da federação da entidade informante;
• IE: Inscrição Estadual da entidade informante;
• COD_MUN: Código do município do domicílio fiscal da entidade, conforme a tabela IBGE;
• IM: Inscrição Municipal da entidade;
• SUFRAMA: Inscrição da entidade na SUFRAMA;
• IND_PERFIL: Perfil de apresentação do arquivo fiscal (A, B ou C). Determina os registros a serem apresentados. Regra geral, o perfil “A” apresenta os registros de forma mais detalhada e o perfil “B”, de forma sintética. Já o perfil “C” apresenta escriturações mais simplificadas. Cada Estado define a distribuição das empresas por perfil.
• IND_ATIV: Indicador de tipo de atividade (0 – Industrial ou equiparado a industrial; 1 – Outros).

Nota-se que esse registro traz informações gerais sobre a escrituração, logo sua ocorrência é de um registro por arquivo.

Registro 0150: Tabela de Cadastro do Participante – registros da EFD para a SEFAZ ES

Esse registro tem o papel de consolidar as informações das pessoas físicas ou jurídicas envolvidas nas transações comerciais com o estabelecimento informante, ou seja, seus clientes e fornecedores.

Em outras palavras, esse registro funciona como um cadastro de todos que emitiram documentos fiscais para o estabelecimento informante da EFD ou que são destinatários dos documentos de emissão própria do informante.

Assim, ao escriturar os documentos, basta informar o Código do Participante previamente definido nesse registro, no campo relacionado ao emitente ou destinatário. Não é necessário repetir todas as informações.

Ressalta-se que o registro 0150 informa apenas participantes ativos no período de referência a que a EFD se refere. Participantes sem movimentação no período não devem ser informados (ainda que existam transações de momentos anteriores).

Campos do registro 0150

Nesse caso, há onze campos, como segue:

• REG: Texto fixo contendo “0150”;
• COD_PART: Código de identificação do participante no arquivo. Esse código é de livre atribuição pelo contribuinte informante e possui validade para o arquivo informado.
• NOME: Nome pessoal ou empresarial do participante;
• COD_PAIS: Código do país do participante, conforme a tabela de códigos disponibilizada no site do SPED;
• CNPJ: CNPJ do participante;
• CPF: CPF do participante;
• IE: Inscrição Estadual do participante;
• COD_MUN: Código do município, conforme a tabela IBGE;
• SUFRAMA: Número de inscrição do participante na SUFRAMA;
• END: Logradouro e endereço do imóvel;
• NUM: Número do imóvel;

Mais uma informação importante, relacionada ao Código de Participante: não podem ser informados dois ou mais registros com o mesmo código.

Para o caso de participante pessoa física com mais de um endereço, o informante pode preencher mais de um registro, com o mesmo NOME e CPF, alterando-se os demais dados, inclusive o Código de Participante.

Como há um registro 0150 para cada cliente ou fornecedor da empresa informante, a ocorrência é vários por arquivo.

Registro 0200: Tabela de Identificação do Item – registros da EFD para a SEFAZ ES

Esse registro informa as mercadorias, serviços, produtos ou quaisquer outros itens relacionados às transações fiscais, aos movimentos de estoques em processos produtivos e aos insumos.

Assim, de forma análoga ao anterior, o registro 0200 funciona como um cadastro dos itens que estão presentes nos documentos emitidos ou recebidos pelo estabelecimento informante.

O contribuinte informante da EFD deve utilizar o código próprio, que ele mesmo atribuir nesse registro, para identificar os itens (produtos ou serviços) em todos os documentos ou arquivos que ele venha a lançar na sequência da declaração.

Isso significa que o código de produto deve ser o mesmo na seção de escrituração dos documentos fiscais de emissão própria, no lançamento das entradas de mercadoria ou em qualquer outra informação prestada ao fisco. Uma grande vantagem é que não é necessário descrever os itens novamente, basta fazer referência ao código presente nesse registro.

A Parte II desse artigo vai mostrar essa sistemática, ao descrever como ocorre a escrituração dos documentos fiscais no Bloco C da EFD.

Destaca-se ainda que o código utilizado não pode ser duplicado ou atribuído a itens diferentes. Caso os produtos ou serviços sofram alterações em suas características básicas, devem ser identificados com códigos diferentes.

Campos do registro 0200

Esse registro tem um total de treze campos, descritos a seguir:

• REG: Texto fixo contendo “0200”;
• COD_ITEM: Código do item;
• DESCR_ITEM: Descrição do item;
• COD_BARRA: Representação alfanumérico do código de barra do produto, se houver;
• COD_ANT_ITEM: Código anterior do item com relação à última informação apresentada. Não deve mais ser preenchido. Em caso de alteração de codificação, o contribuinte deve informar o código e a descrição anteriores e as datas de validade inicial e final no registro 0205;
• UNID_INV: Unidade de medida utilizada na quantificação de estoques;
• TIPO_ITEM: Tipo do item, dentre as opções: 00 – Mercadoria para Revenda, 01 – Matéria-prima, 02 – Embalagem, 03 – Produto em Processo; 04 – Produto Acabado, 05 – Subproduto, 06 – Produto Intermediário, 07 – Material de Uso e Consumo, 08 – Ativo Imobilizado, 09 – Serviços, 10 – Outros insumos, 99 – Outras;
• COD_NCM: Código da Nomenclatura Comum do Mercosul;
• EX_IPI: Informar com o Código de Exceção de NCM, de acordo com a Tabela de Incidência do Imposto de Produtos Industrializados (TIPI), quando existir;
• COD_GEN: Código do gênero do item, conforme a Tabela “Gênero do Item de Mercadoria/Serviço”. Obrigatório para todos os contribuintes na aquisição de produtos primários;
• COD_LST: Código do serviço conforme lista do Anexo I da Lei Complementar Federal nº 116/03;
• ALIQ_ICMS: Alíquota de ICMS aplicável ao item nas operações internas;
• CEST: Código Especificador da Substituição Tributária. Nesse outro artigo, explicamos melhor o que esse código representa.

Como há um registro 0200 para cada item transacionado, a ocorrência é vários por arquivo.

Registro 0220: Fatores de conversão de unidades – registros da EFD para a SEFAZ ES

O objetivo desse registro é identificar os fatores de conversão entre as unidades informadas no registro 0200 (campo UNID_INV) e as unidades informadas mais à frente na escrituração, nos registros dos documentos fiscais (Blocos C e D) ou nos registros do controle de produção e do estoque (Bloco K).

A necessidade de escrituração desse registro, para os itens registrados na Tabela de Identificação do Item (registro 0200), ocorre em algumas situações, como:

• Quando a unidade comercial presente nos documentos fiscais de emissão própria for diferente da unidade do inventário (Bloco H);
• Quando a unidade de inventário ou unidade de medida de controle de estoque (Bloco K) for diferente da unidade comercial do produto;
• Na unidade de movimentação interna (Registro K220), caso a unidade de medida da mercadoria de destino for diferente da unidade de medida da mercadoria de origem.

Campos do registro 0220

Os campos do registro 0200 são:

• REG: Texto fixo contendo “0220”;
• UNID_CONV: Unidade comercial a ser convertida na unidade referida no registro 0200;
• FAT_CONV: Fator de conversão: é o fator utilizado para converter (multiplicar) a unidade a ser convertida na unidade referida no registro 0200.

Pessoal, por hoje, chegamos ao fim. Bons estudos e até a próxima!

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