Olá, pessoal! Aqui é o professor Bruno Duarte, professor de Arquivologia do Estratégia Concursos.
Confira abaixo o gabarito extraoficial comentado da prova de Arquivologia para o cargo de Escrivão do concurso da Polícia Civil do Amazonas (PC AM).
GABARITO EXTRAOFICIAL ARQUIVOLOGIA – ESCRIVÃO PC AM
PROF. BRUNO DUARTE
36. De acordo com a literatura, o valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para outros usuários, tendo em vista sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzidos é denominado valor:
Gabarito: B
Comentário: O documento pode ser classificado, baseado no seu valor, como de:
– Valor primário: refere-se ao valor que o material apresenta para efetivo uso dos seus fins explícitos propostos, visando o uso administrativo, legal ou fiscal. Assim, tem importância maior para as instituições que acumulam esses documentos com fins de uso para suas atividades e funções.
– Valor secundário: refere-se à possibilidade do uso para fins diversos dos quais foram criados os documentos, como fonte de pesquisa e informação para os próprios serviços ou de terceiros. Esses documentos apresentarão valor histórico, informativo, probatório, aspectos esses impactarão muito mais ao ambiente externo.
37. De acordo com Eliezer Pires da Silva (2009), a partir do século XIX emergiu uma visão dos arquivos que se relaciona com a invenção das tradições nacionais como via explicativa para constituição do modelo de instituição arquivística para a custódia de acervos culturalmente importantes de um país. Nesse contexto, destaca-se a experiência francesa na formulação de argumentos conceituais sobre elementos constitutivos da totalidade de cada arquivo enquanto conjuntos de documentos.
O conceito arquivístico em que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras é denominado:
Gabarito: B
Comentário: O Princípio da Proveniência, conhecido como de Respeito aos Fundos, orienta que não haja mistura dos arquivos de fontes geradoras diferentes, logo, não se deve misturar o arquivo da entidade A e B. Consequentemente, ocorre a constituição do fundo arquivístico de forma individual.
De acordo com a autora Heloisa Belloto:
“[…] o princípio da Proveniência fixa a identidade do documento relativamente ao seu produtor. Por esse princípio, os arquivos devem ser organizados obedecendo à competência e as atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável por sua produção, acumulação ou guarda de documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção não devendo ser mesclados, no arquivo, a outros de origem distinta”.
38. Os autores Jean-Yves Rosseau e Carol Couture propuseram o estabelecimento de sete funções arquivísticas, a saber: produção/criação, avaliação, classificação, descrição, difusão, preservação e aquisição. Identifique a opção que apresenta uma atividade arquivística típica dos arquivos permanentes;
Gabarito: D
Comentário: A descrição é responsável pela definição de pontos de acessos que tornem a recuperação da informação mais eficiente, para isso ela se utiliza de diversos instrumentos, geralmente de linguagem documentária, como índices e vocabulários controlados. Essa atividade é típica do arquivo permanente.
39. De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a deterioração natural dos suportes dos documentos ao longo do tempo ocorre por reações químicas que são aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar. O CONARQ recomenda faixas de temperatura e umidade relativa que devem ser obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados para o armazenamento adequado de registros.
No caso dos registros magnéticos a faixa recomendada é
Gabarito: A
Comentário: O CONARQ institui algumas recomendações para construção e manutenção dos arquivos, citando inclusive as condições ambientais as quais devem estar submetidos cada tipo de documentos, em razão das peculiaridades quanto à preservação documental. O CONARQ destaca algumas condições especiais, como o de registros magnéticos:
Fotografias em preto e branco: T 12ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%
Fotografias em cor: T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5%
Registros magnéticos: T 18ºC +/- 1ºC e UR 40% +/- 5%
40. Avalie se os documentos de guarda permanente devem abranger, entre outros:
I. Os documentos relativos à origem, aos direitos e aos objetivos do órgão ou entidade;
II. Aqueles documentos de interesse corrente, que não possuem valor administrativo, legal ou fiscal para o órgão ou entidade;
III. Os documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artísticos e cultural.
Está correto o que se afirma em:
Gabarito: C
Comentário: Documentos de guarda permanente são aqueles que possuem valor secundário: probatório, informático, histórico, cultural. Apenas o item II está fora desse escopo – arquivos de interesse corrente não entram quadro permanente e se não possuem qualquer interesse para a Administração, não há o porquê guardá-los por tempo indeterminado.
41. Conforme a Lei nº 8.159/1991, também conhecida como a Lei de Arquivos, é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. A instituição arquivística competente sobre a Polícia Civil do Estado do Amazonas é:
Gabarito: D
Comentário: Indo direito ao ponto, será a instituição competente para gestão dos documentos da Polícia Civil, o Arquivo do Estado do Amazonas. O art. 17 da lei citada no enunciado indica que a administração da documentação pública será de competência da Instituição Arquivística do âmbito de poder ao qual se subordina a instituição. Vejamos o dispositivo que corrobora com a nossa solução:
Art. 17 – A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
(…)
§ 2º – São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
42. No contexto dos órgãos públicos, existem unidades administrativas denominadas de protocolo, protocolo e arquivo, comunicações administrativas ou serviços de comunicações. O protocolo, do ponto de vista arquivístico, é um serviço com funções bem específicas. Assinale a opção em que estão elencadas as atribuições do protocolo de acordo com a literatura arquivística.
Gabarito: B.
Comentário: Sobre o protocolo, o dicionário define:
“[…] setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso” (dict). Em algumas instituições, as funções do protocolo se confundem com as do arquivo corrente e as do registro; registro de documentos em curso, serviço de comunicação administrativa”.
O protocolo é composto pelas seguintes atividades:
1. Recebimento;
2. Registro;
3. Autuação;
4. Classificação;
5. Distribuição/Expedição;
6. Controle/Movimentação.
Atenção: registro e autuação podem aparecer juntas, como uma mesma atividade.
43. De acordo com a Unesco – Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura, a aplicação de um programa de gestão de documento pode ser dar em quatro níveis. O nível no qual a instituição conta ao menos com programas de retenção e eliminação de documentos e define procedimentos para recolher à instituição arquivística pública aqueles de valor permanente é o
Gabarito: E.
Comentário: De acordo com a UNESCO, há quatro níveis de aplicação de programas de gestão de documentos. No nível mínimo enquadra-se os elementos citados no enunciado, conforme a citação seguinte:
– o nível mínimo estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente;
– o nível mínimo ampliado complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;
– o nível intermediário compreende os dois primeiros, bem como a adoção de programas básicos que consistem geralmente, em elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc.;
– o nível máximo inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc (JARDIM, s.d)
44. Devemos entender por ciclo vital dos documentos as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, desde a produção até a guarda permanente ou eliminação. A fase da gestão de documentos que compreende os elementos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação, além da gestão de arquivos corrente e intermediários, é a:
Gabarito: B
Comentário: A gestão documental pode ser dividida em três fases:
1. Produção;
2. Utilização;
3. Destinação.
A fase correspondente ao citado no enunciado é a segunda: Utilização. Conforme, Marilena Paes (2009):
Utilização de documentos: esta fase incluí as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso a documentação (empréstimo, consulta) e a recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
Sobre cada uma das fases da gestão documental, vejamos um breve resumo:
Produção – esta fase trata-se da criação de documentos em acordo com as atividades desenvolvidas pela entidade produtora. Essa fase está diretamente ligada ao princípio da organicidade e da naturalidade.
Utilização – esta fase está ligada com o uso, controle e armazenamento de documentos. Trata-se de todo fluxo percorrido enquanto o documento cumpre sua função administrativa. Além disso, nessa fase está inclusa a guarda do material após sua tramitação.
Destinação – aqui temos o conjunto avaliação e destinação. Consiste basicamente em avaliar documentos e definir prazos de guarda e destinação final. Será responsável pelos processos de transferência, recolhimento e eliminação.
45. A classificação é uma atividade essencial ao processo de gestão de documentos de arquivo. Acerca do tema, analise os itens a seguir.
I. A classificação se realiza pela análise e identificação apenas do conteúdo dos documentos.
II. A classificação é usada com o objetivo de reunir os documentos que tratam de uma mesma atividade, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.
III. A classificação deve, preferencialmente, ser implementada quando da realização das atividades de recebimento e registro.
Está correto o que se afirma em:
Gabarito: D.
Comentário: A classificação trata do processo que visa identificar documentos de modo a reunir os iguais e separar os diferentes. Apenas o item I está incorreto, pois visando reunir os iguais, pode-se adotar diversos critérios, além do assunto. O item II literalmente resume o que seria a classificação. O item III verifica-se correto, pois a classificação deve acontecer logo no recebimento ou registro, para que os demais processos técnicos sejam tomados de acordo com a categorização que recebe aquele documento.