Em primeiro lugar, o presente artigo busca dar um conceito básico para projetos e processos, tarefas e atividades.
A fim de conceituar tarefas e atividades, podemos usar a analogia de que a tarefa é um objetivo que se quer alcançar, e as atividades são as etapas para alcançar tais objetivos.
Além disso, as tarefas são mais generalizadas e as atividades, mais detalhadas.
À título de exemplo, a tarefa de limpar a cozinha envolve as atividades de guardar as coisas em seus respectivos armários, lavar as louças, varrer o chão, passar pano no chão, secar as louças, guardar as louças.
Então, as atividades e tarefas são as mínimas divisões das ações que vão compor tanto os processos quanto os projetos.
Então, continuando a conceituar processos e projetos, foca-se nos processos.
O Common Body of Knowledge (CBOK), que é um referencial escrito, que busca criar uma linguagem comum, e uma espécie de guia para a gestão de processos organizacionais, define processo como:
Conjunto de atividades que transformam insumos em resultados que representam agregação de valor.
Assim, o processo envolve diversas atividades que transformam as entradas em saídas, agregando valor. Ademais, o processo pode terminar em si mesmo, e pode acontecer de um processo dar início, ou insumos, para outros processos.
No mais, os processos existem continuamente no tempo. E é interessante que ele seja aprimorado com o tempo. Também possuem um objetivo, e esse objetivo vai sempre existir.
Além disso, são exemplos de processo a produção contínua de uma fábrica, a escrituração mensal contábil de uma empresa, a confecção contínua de peças artesanais iguais.
Para aprimorar um processo, primeiro é necessário mapeá-lo, que é definir como está o estado atual do processo.
Depois, é necessário modelar, etapa em que se define como o processo deveria ser no futuro.
Então, a fase de desenhar o processo é a fase de colocar em prática o que o processo era e o que deve ser, de forma prática, técnica e planejada.
Ademais, uma boa ferramenta para fazer a visualização de um processo, suas entradas, atividades, tarefas e saídas, é o fluxograma. Além disso, a ferramenta desenha o passo a passo do processo, como estava, como deve ser e como melhorar.
Continuando a conceituação de processos e projetos, foca-se nos projetos.
Por sua vez, o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), que, neste caso, é referencial e guia para os projetos, define um projeto como:
Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo (entregas).
Por sua vez, o projeto tem tempo limitado de duração, e um objetivo bem definido e específico de resultado.
Exemplos práticos de um projeto são a construção de uma ponte, o desenvolvimento de um novo software ou realização de uma viagem para o exterior.
O projeto consiste em um conjunto de tarefas, atividades, e até mesmo de processos.
Ainda, um projeto é composto pelas seguintes fases: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e controle, Encerramento.
Inicialmente, elabora-se um escopo do projeto que estabelece limites, metas, prazos, e guia de todas as fases do projeto, que devem ser respeitados.
O tempo e os custos são fatores críticos para um projeto, pois ele tem um prazo fatal para acabar, e deve respeitar um limite de custo. O escopo ajuda muito no controle desses fatores, também.
Além do mais, pode-se agrupar os projetos em um maior nível, que são os programas, definidos como conjunto de projetos. E, também, os programas pode-se agrupar em um nível ainda maior, que são os portfólios, conjunto de programas.
Após analisar o conceito de processos e projetos, é necessário analisar semelhanças e diferenças entre eles.
Primeiramente, pontua-se que processos e projetos, dividem-se em atividades e tarefas.
Por sua vez, os projetos também são compostos por processos, mas que ocorrem só durante a execução do projeto.
Ambos consomem tempo e recursos, e ambos acabam gerando valor e mudança. Também busca-se realiza-los com eficiência e qualidade. Além de carecerem de controle e monitoramento.
Além disso, um projeto possui duração limitada e terá como resultado um único produto. A fim de gerar o melhor produto, uma única vez e de forma mais rápida.
Já o processo pode ter duração contínua, e vai gerar o mesmo produto várias vezes, inclusive visando aprimorar o produto gerado e o como gerá-lo.
Na prática, pode-se combinar o uso de projetos e processos e seus conceitos, dentro de uma organização ou negócio.
Também, o uso dos guias de boas práticas PMBOK e CBOK, combinado com outras ferramentas, como a análise SWOT (ferramenta que analisa forças e fraquezas, fatores internos da organização, e ameaças e oportunidades, fatores externos), gráfico de Ishikawa (que analisa causas e efeitos), e fluxogramas, facilita a escolha do que usar e como usar, na utilização de processos e projetos.
Prepare-se com o melhor material e com quem mais aprova em Concursos Públicos em todo o país!