Destrinchamos os níveis de planejamento organizacional para que não erre mais o assunto em provas
Olá, estrategista! Tudo certo?
Antes de adentrarmos diretamente nos níveis de planejamento, é pertinente ponderarmos alguns pontos relevantes.
Primeiramente, a Administração é uma ciência social aplicada cuja matéria explora princípios e técnicas do ato de administrar, sendo em si o processo de gerenciar recursos através de um plano de ações com o fim de alcançar metas e resultados previamente definidos.
Em concursos públicos, a Administração é segmentada em duas matérias diferentes, Administração Geral e Pública, a primeira trata sobre as funções administrativas de gestão que podem ser aplicadas tanto em organizações públicas como privadas e a última discorre sobre a gestão do aparelho do Estado, a qual desenvolve as políticas e serviços disponibilizados pelo governo.
A matéria de Administração Geral é cobrada em diversas áreas de concursos:
Podemos citar alguns cargos relevantes em que a matéria é exigida:
Os níveis de Planejamento Organizacional são alguns dos assuntos com maior nível de incidência na disciplina de Administração Geral. Em 2017 o Estratégia lançou um e-book com a análise dos assuntos mais cobrados por matérias da Receita Federal nos últimos 10 anos.
Na matéria específica de Administração Geral – pela análise do Professor Gustavo Garcia – o assunto “Planejamento: planejamento estratégico; planejamento baseado em cenários” foram os assuntos com maior incidência no período, juntamente com “Processo decisório”:
Assuntos mais cobrados de Administração Geral nos concursos da Receita Federal – últimos 10 anos:
Em outro e-book preparado pela equipe do Passo Estratégico, foi disponibilizado o levantamento dos assuntos mais cobrados em provas da CESPE nos últimos 8 anos. Nas matérias de Administração Geral e Pública, analisada pelos professores Gustavo Garcia e Vinícius de Oliveira, o “Planejamento Estratégico” ficou no topo novamente:
Não há dúvidas quanto a importância do assunto que abordaremos neste artigo, dada a relevante ocorrência em provas de concursos de Administração Geral.
Dito isso, vamos conceituar o planejamento: via de regra, é um processo em que se identifica onde a organização está, onde ela pretende chegar e quais as ações necessárias para se alcançar os objetivos pretendidos, possibilita a tomada de decisões e dá suporte para o atingimento de resultados da forma mais eficiente e eficaz possível.
Há três níveis ou tipos de planejamento organizacional e são classificados em Estratégico, Tático e Operacional. Distinguem-se basicamente pelo prazo das ações a serem desenvolvidas, a abrangência dos planos e o seu conteúdo.
O planejamento é uma das funções do processo administrativo: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (PODC); vamos relembrar cada função resumidamente para gravarmos os conceitos:
Planejar – Estabelecimento dos objetivos organizacionais e das ações necessárias para atingi-los.
Organizar – Divisão do trabalho e alocação de recursos.
Dirigir – Coordenar as pessoas, comunicar, liderar e motivar.
Controlar – Monitorar, avaliar e corrigir.
Assim, todas as quatro funções administrativas podem ser associadas aos três níveis de Planejamento em questão, sendo elaborados a partir do nível mais amplo e desdobrado posteriormente nos demais níveis hierárquicos inferiores, conforme podemos esquematizar a seguir:
No processo administrativo, a função planejar ao nível estratégico, refere-se à definição dos planos organizacionais como um todo a longo prazo. No nível tático, o planejamento é responsável por traduzir e interpretar o que foi definido no plano estratégico, segmentando-o por áreas ou departamentos em médio prazo. Em nível operacional, são transformados em planos de ação detalhados e com foco no curto prazo.
Já a função organizar, ao nível estratégico, aborda o desenho da estrutura organizacional, as políticas de pessoal e a alocação de recursos globais; em nível tático, é responsável pelo desenho da estrutura departamental e seus recursos específicos por áreas e ao nível operacional, envolve o desenho de cargos e tarefas.
A função dirigir ao nível estratégico, é realizada pela alta cúpula ou alta administração; em nível tático, pela gerência intermediária e ao nível operacional, por supervisores e coordenadores que lideram e motivam os trabalhadores.
A função controlar ao nível estratégico é amplo e engloba toda a organização; em nível tático é realizado por departamentos ou unidades organizacionais e ao nível operacional, é efetuado o controle individual do desempenho.
Vamos agora pormenorizar todos os níveis de planejamento organizacional:
Este é o nível de planejamento mais cobrado em provas de concurso. Refere-se ao processo de tomada de decisão da alta administração/cúpula, o plano é orientado para o longo prazo, baseia-se na análise e mapeamento dos fatores ambientais internos (controláveis) e principalmente, os externos (não controláveis).
Os objetivos são abrangentes, visam estabelecer as diretrizes e monitorar a organização como um todo, definindo sua missão, valores, visão e crenças.
Através do diagnóstico e mapeamento de seus fatores externos (oportunidades e ameaças) e internos (pontos fortes e fracos) – famosa análise SWOT ou matriz FOFA (forças, oportunidades, fraquezas, ameaças) – são formuladas estratégias para implementação e controle do plano, de forma a guiar a organização para atingir os objetivos globais.
Os assuntos podem se tratar de diretrizes e políticas da organização, governança corporativa, desempenho global, desenho organizacional, enquadramento da organização de acordo com leis e normas vigentes, tendências no mercado e na tecnologia, formulação de estratégias com base na oferta e demanda, concorrência, entre outros.
As etapas do planejamento estratégico possuem diferentes modelos, não havendo um consenso entre os autores sobre a ordem e suas fases. De modo geral, as etapas para elaboração e implementação do planejamento estratégico são as seguintes:
1 – Definição da missão, da visão e dos valores (Pode constar em segundo na sequência): A missão serve para revelar e orientar as atividades de uma organização, de forma a apresentar à sociedade a sua razão de ser, é o motivo pelo qual foi criada. A visão indica ao público aonde ela pretende chegar, é o seu futuro desejado. Os valores indicam os padrões de comportamento vistos como corretos.
2 – Diagnóstico estratégico (Pode constar em primeiro na sequência): É a fase onde se analisa a situação atual da organização, examina-se o ambiente externo e interno através da análise SWOT para verificar as ameaças e oportunidades, os pontos fortes e fracos que envolvem a organização.
3 – Formulação de estratégias: As estratégias são desenvolvidas com base nas metas e objetivos traçados, a partir do diagnóstico estratégico e obedecendo a missão, visão e valores da organização.
4 – Implementação: são executadas as ações previstas de acordo com as estratégias definidas.
5 – Controle e Avaliação: Monitoramento das estratégias implementadas e avaliação retroativa para guiar e corrigir os planos da organização.
Por conseguinte, após estabelecido o planejamento estratégico, este é desdobrado em planejamento tático e em seguida, no planejamento operacional.
O planejamento tático engloba a gerência intermediária através dos gerentes e chefes dos departamentos de uma organização, é orientado para o médio prazo (geralmente 1 a 3 anos).
Transforma e interpreta as diretrizes do planejamento estratégico em metas e objetivos que serão seguidos pelas unidades organizacionais em nível gerencial, adequando o plano às especificidades de cada departamento.
Este planejamento detalha e atribui atividades e obrigações a todas as unidades ou departamentos da organização conforme suas respectivas especializações. Podemos citar o planejamento tático dos departamentos administrativo, finanças, RH, marketing ou mesmo através da divisão por projetos e programas.
É um plano de trabalho responsável por detalhar cada tarefa ou atividade isoladamente no dia a dia. Em suma, relaciona-se principalmente com a formalização de metodologias e procedimentos e compreende supervisores ou coordenadores no nível de operação, sendo orientado para o curto prazo.
Transforma os objetivos do plano tático em tarefas executáveis e está relacionada ao plano de ações para o alcance de objetivos específicos, voltados para a eficiência dos procedimentos.
No planejamento operacional são estabelecidos métodos e procedimentos a serem utilizados para o alcance dos planos táticos e estratégicos. Podemos mencionar neste nível o controle racional de recursos, processos internos, controles de estoque, produção, custos, prazos, etc.
Segue um esquema dos níveis de planejamento para melhor visualização:
É imperioso compreendermos que o planejamento é iniciado do topo para a base, respeitando-se a hierarquia do que foi estabelecido nos planos superiores. Todos os níveis de planejamento organizacional são integrados e dependem um do outro para o seu eficaz cumprimento. Em primeiro lugar, o planejamento estratégico para traçar as diretrizes, missão, visão e valores. Em segundo lugar, o planejamento tático para traduzi-los e transformá-los em objetivos e programas de acordo com as especificidades de cada unidade organizacional. E em terceiro lugar, o planejamento operacional para formalizar as metodologias e procedimentos e aplicá-los em planos de ação eficientes, de modo que a organização consiga atingir efetivamente seus objetivos.
Insta salientarmos que o artigo tem como objetivo auxiliar o aluno em suas revisões, não substituindo os cursos regulares, que são primordiais para o completo entendimento da matéria.
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Referências bibliográficas:
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. São Paulo: Campus, 2005.
CHIAVENATO, Idalberto. Administração Geral e Pública. 2ª edição. Rio de janeiro: Elsevier, 2008.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 23° ed. – São Paulo: Atlas, 2007.