Olá, tudo bem com você? No artigo de hoje vamos falar sobre como gabaritar Noções de Administração Geral para a prova da CGU. Vamos lá?
CGU: Gabarite Noções de Administração Geral
Conceito de Administração – CGU: Gabarite Noções de Administração Geral
Segundo Chiavenato, Administração, no seu sentido etimológico, é a função desenvolvida sob o comando de outro, isto é, um serviço que se presta a outro ou, ainda, uma atividade que se recebe por delegação de outrem.
Por sua vez, analisando a Administração como um processo, Chiavenato descreve a Administração com base nas funções administrativas. Isto é, Administrar é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar a utilização dos recursos e competências a fim de alcançar objetivos organizacionais.
Ou seja, Administração é uma sequência de atividades relacionadas que visam atingir um objetivo específico.
Conceito de Organização
Vimos o que é Administração, mas o que é Organização?
Consoante Chiavenato (2004), trata-se de um conjunto de pessoas e recursos que trabalham juntos para conquistar um objetivo comum.
Logo, a Administração é uma ciência que tem por finalidade direcionar pessoas e recursos para juntos alcançarem objetivos almejados. Já essas pessoas e esses recursos estão estruturados em unidades que são chamadas de organizações.
Níveis Organizacionais – Conceito de Administração – CGU: Gabarite Noções de Administração Geral
São três os níveis organizacionais:
Nível estratégico;
Nível tático;
Nível operacional.
Vamos falar sobre cada um desses níveis?
No nível estratégico ou nível institucional temos a alta cúpula da Organização: Presidentes e Diretores. Isto é, as pessoas com autoridade para determinar quais serão os rumos que a organização irá tomar. Nesse nível, existe uma maior interação com o ambiente externo. Além disso, as decisões tomadas nesse nível estão focadas no ambiente externo e no longo prazo.
No nível tático encontram-se os gerentes. Os gerentes são responsáveis por fazer o elo entre o nível estratégico e o nível operacional. Eles exercem um papel extremamente importante na coordenação dos funcionários. Sua área de atuação está relacionada apenas a um setor/departamento. Além disso, suas atividades têm foco no médio prazo.
No nível operacional encontra-se o “chão de fábrica”. Isto é, o nível administrativo mais baixo. Esse nível é ocupado pelos supervisores e demais responsáveis por acompanhar a execução das atividades cotidianas da Organização.
Eficiência x Eficácia x Efetividade x Economicidade – CGU: Gabarite Noções de Administração Geral
Atenção que esse assunto é muito exigido em prova!!!!!!!!!
Vamos elencar cada um dos conceitos para você:
Eficiência: O conceito de eficiência está relacionado aos meios e métodos para conseguir algo. Sendo assim, a eficiência mede quantos recursos estão sendo utilizados para alcançar os objetivos pretendidos.
Eficácia: O conceito de eficácia está relacionado à conquista dos objetivos pretendidos. Isto é, a eficácia está relacionada com os resultados, enquanto a eficiência relaciona-se com os meios. Logo, para a eficácia o que importa é se os objetivos foram atingidos.
Efetividade: O conceito de efetividade está relacionado com os efeitos ou impactos produzidos. Isto é, a efetividade é a capacidade de produzir e manter um impacto. Por sua vez, esse impacto pode ser positivo ou negativo.
Economicidade: O conceito de economicidade está relacionado com a minimização dos custos sem comprometer a qualidade, levando em conta as alternativas possíveis.
Processo Administrativo – CGU: Gabarite Noções de Administração Geral
As funções administrativas são: planejamento, organização, direção e controle.
Vamos falar sobre cada uma delas?
Planejamento: Essa função é responsável por definir as metas a serem alcançadas pela organização, assim como o plano e as ações necessárias para conquistar o objetivo pretendido. No momento do planejamento, o administrador analisa quais são os objetivos pretendidos e estabelece os meios necessários para alcançá-los.
Organização: Essa função é responsável por distribuir as tarefas e os recursos. Destarte, é nessa função que o gestor põe em prática as ações necessárias para a realização do plano traçado.
Direção: Essa função é responsável por conduzir as atividades das pessoas para os objetivos pretendidos pela Organização. Consoante Chiavenato, a função de direção faz referência ao relacionamento interpessoal do administrador com seus subordinados. Dentro dessa função administrativa, estuda-se vários aspectos como: liderança, comunicação, orientação, motivação, etc.
Controle: Essa última função é responsável por comparar os objetivos traçados e os resultados obtidos. Se necessário, através dessa função são adotadas ações corretivas a fim de que tudo ocorra segundo o que foi planejado.
Processo de Comunicação dentro da Organização – CGU: Gabarite Noções de Administração Geral
Conforme Chiavenato (2015), comunicar é tornar algo comum, isto é, significa compartilhar uma mensagem, uma notícia, uma informação de uma pessoa para outra.
Segundo Robbins, pode-se dividir o estudo sobre comunicação em duas partes:
Comunicação da organização – analisa como ocorre o processo de comunicação dentro da organização e entre as organizações;
Comunicação interpessoal – realiza a análise do estudo da comunicação entre os indivíduos.
Processo de Comunicação
Robbins (2014) elenca cinco elementos fundamentais no processo de comunicação, são eles:
Fonte/remetente: trata do elemento que dá início ao processo de comunicação. Assim, é quando uma pessoa, um grupo ou uma organização deseja tornar alguma ideia ou informação comum através de uma mensagem.
Codificação/Transmissor: trata do meio que codifica e transporta a mensagem do emissor para o canal.
Canal: é o meio que foi escolhido para a mensagem ir da fonte para o destino.
Decodificação/ Receptor: trata do processo que recebe a mensagem do canal, decodifica a mensagem e a coloca à disposição.
Destinatário: trata da pessoa, do grupo ou da organização a quem a mensagem é destinada.
Feedback: Para confirmar que a comunicação foi eficiente, o destino deve realizar a retroação ou retroinformação. A retroação trata da confirmação que compreendeu a mensagem.
Ruído: trata das interferências que prejudicam a percepção a respeito do conteúdo da mensagem. Tais ruídos ocorrem devido às barreiras à comunicação.
Barreiras à Comunicação – CGU: Gabarite Noções de Administração Geral
Vamos listar algumas barreiras de comunicação mais importantes:
Filtragem: é uma espécie de manipulação pelo emissor da informação realizada para “filtrar” as informações que passam para o receptor.
Percepção seletiva: acontece quando o receptor foca apenas nas informações que estão em concordância com os seus conceitos pré-concebidos.
Sobrecarga de informações: ocorre quando existe um grande volume de informações e o receptor não consegue processar todos os detalhes das informações.
Distorção: ocorre quando acontece qualquer alteração, modificação ou deturpação indevida da mensagem.
Emoção: algumas emoções vivenciadas pelo receptor no momento em que ele recebeu a mensagem podem influenciar no seu entendimento a respeito da mensagem.
Formas de Comunicação – CGU: Gabarite Noções de Administração Geral
Comunicação oral: A vantagem da comunicação oral é a rapidez e o feedback. Já que o receptor pode realizar feedback no momento. A principal desvantagem dessa forma de comunicação surge nas organizações quando uma mensagem tem que ser transmitida por várias pessoas.
Comunicação escrita: Por meio de memorandos, relatórios, cartas, entre outros. A vantagem dessa forma de comunicação é que ela é facilmente verificada, além de que pode ser arquivada e consultada pelo emissor e receptor. Uma das suas desvantagens é o tempo necessário para a sua elaboração, além da ausência de feedback.
Comunicação não-verbal: faz referência a linguagem corporal e a entonação da voz. Dado que, a linguagem corporal pode comunicar emoções, além de falar sobre a personalidade de uma pessoa.
Fluxo da Comunicação
O fluxo da comunicação pode ser sentido vertical, horizontal e transversal (multidirecional).
Comunicaçãohorizontal ou lateral: é a comunicação que acontece entre os membros de um mesmo grupo ou de grupos diferentes do mesmo nível hierárquico. Essa comunicação é necessária para a coordenação dos trabalhos e economia de tempo.
Comunicação transversal (multidirecional): é quando a comunicação ocorre em todas as direções. Essa comunicação é muito presente nas organizações mais flexíveis e que se preocupam com o bem-estar dos seus funcionários.
No sentido vertical a comunicação pode ser: ascendente e descendente.
Descendente: A comunicação descendente flui dos níveis hierárquicos mais altos da organização para os níveis hierárquicos mais baixos. Alguns exemplos: utilizada para distribuir as atividades para os subordinados, fornecer instruções a respeito de como o trabalho deve ser realizado, informar os funcionários a respeito dos procedimentos e políticas da empresas, entre outros.
Ascendente: é a comunicação que inicia-se nos níveis hierárquicos mais baixos da organização e que é destinada aos níveis hierárquicos mais altos. Por exemplo: relatar algum problema identificado na realização das atividades, sugerir melhorias nos processos de trabalho, entre outros.
Motivação – CGU: Gabarite Noções de Administração Geral
Segundo Chiavenato (2020), motivação é o desejo de exercer elevados níveis de energia mental para alcançar determinados objetivos, condicionados pela capacidade de satisfazer também as necessidades individuais das pessoas.
Existem algumas abordagens da motivação, são elas: extrínseca, intrínseca e intermediária.
Motivação extrínseca: são os estímulos que o ambiente oferece para uma pessoa perseguir.
Motivação intrínseca: são as necessidades, interesses, aptidões e valores das pessoas.
Motivação como produto: é uma interação complexa entre motivos internos e estímulos do ambiente externo.
Segundo Chiavenato, o processo motivacional ou ciclo motivacional é dividido em:
Equilíbrio interno: Quando o organismo está em estado de equilíbrio.
Estímulo ou incentivo: Quando ocorre algum estímulo interno ou externo que gera o rompido do estado de equilíbrio do indivíduo
Necessidade: o indivíduo cria uma necessidade a partir do estímulo.
Tensão: a necessidade criada pelo indivíduo o coloca em um estado de tensão, desconforto e desequilíbrio no indivíduo.
Comportamento ou ação: Esse desequilíbrio leva o indivíduo a adotar algum comportamento buscando satisfazer sua necessidade.
Satisfação: Se o comportamento do indivíduo for bem-sucedido, a necessidade é satisfeita e o indivíduo retorna para o estado de equilíbrio interno.