Análise de Processos para a SEFAZ-CE (BPM) parte 2

Olá, pessoal! Tudo bem? Neste artigo, trataremos sobre a segunda parte do nosso resumo sobre Análise de Processos para a SEFAZ-CE. Trata-se de conteúdo afeto ao cargo 4 – AUDITOR FISCAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA RECEITA ESTADUAL.

Confira a página do concurso aqui no Estratégia Concursos, com as principais informações sobre todos os cargos.

Confira, também, a análise do edital feita pelo Estratégia Concursos.

Não deixe de acessar, por fim, o edital do concurso.

O conteúdo programático da disciplina é o seguinte:

ANÁLISE, DESENHO E AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS: 1 BPM (business process management). 1.1 conceitos básicos. 1.2 identificação e delimitação de processos de negócio. 1.3 técnicas de mapeamento de processos (modelos as-is). 1.4 técnicas de análise e simulação de processos. 1.5 construção e mensuração de indicadores de processos. 1.6 técnicas de modelagem de processos (modelos to-be). 1.7 modelagem de processos em BPMN: notação, artefatos e atividades. 1.8 gerenciamento de processos de negócio (BPM). 2 RPA (robotic process automation). 2.1 Conceitos, fundamentos, características, estratégias. 2.2 Padronização de processos, formatação, validação e operação.

Como dito na primeira parte deste resumo, estamos trabalhando a parte de BPM do conteúdo programático. Analisamos, na primeira parte, conceitos básicos da disciplina.

Nesse sentido, continuaremos, neste artigo, trabalhando os principais temas da disciplina para a Cebraspe, buscando atacar pontos que tenham boas possibilidades de serem alvo de cobrança na prova da SEFAZ-CE.

Antes de entrar na análise dos tópicos mais importantes para a sua prova, sugerimos a leitura do nosso Guia Definitivo de Gestão de Processos para concursos, onde trabalhamos temas mais abrangentes e introdutórios sobre o assunto.

A partir de agora, analisaremos os tópicos mais importantes de Análise de Processos para a SEFAZ-CE.

SEFAZ-CE

Técnicas e ferramentas de mapeamento e modelagem de processos

Neste primeiro tópico de análise de processos para a SEFAZ-CE, falaremos sobre conceitos de mapeamento e modelagem de processos e suas principais ferramentas. Na primeira parte deste resumo, falamos de forma introdutória sobre estes conceitos. Agora, traremos mais alguns detalhes importantes para a prova.

Primeiramente, é importante compreendermos que os processos podem ser representados graficamente em três níveis de profundidade, conforme abaixo:

Diagrama – busca retratar somente os principais elementos de um fluxo de processo.
Mapa – é um nível mais detalhado do que o diagrama, busca fornecer uma visão mais abrangente dos principais elementos de um processo. Conquanto seja mais detalhado do que o diagrama, é menos detalhado do que o próximo nível.
Modelo – trata-se do nível mais detalhado e preciso de representação gráfica de um processo, agregando elementos mais técnicos e aprofundados, possibilitando, assim, a simulação do processo, por meio de ferramentas apropriadas.

Seguindo, existem algumas técnicas de mapeamento e modelagem de processos. Veremos as principais.

A principal delas é o BPMN, que é o padrão mais utilizado na atualidade. Dada a sua importância, será abordado em tópico específico.

Seguindo, temos o fluxograma. Trata-se de notação bastante simplificada, com um conjunto limitado de símbolos, representado o início, atividades de processamento, e fim do processo. Sua simplicidade facilita a visualização do fluxo do processo.

Uma variação do fluxograma é o mapofluxograma. Esta ferramenta consiste em representar um fluxograma em um determinado layout físico, demonstrando a movimentação física de um determinado material.

Por fim, veja esta questão sobre modelagem:

SEFAZ-AL (2020)

“O objetivo da modelagem de processos, conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de processos de negócio propostos, é criar uma representação do processo de maneira completa e precisa sobre seu funcionamento.”

Afirmativa correta. De fato, a modelagem busca criar uma representação que seja a mais fiel possível do processo.

Técnicas de análise de processos

Avançando com o nosso resumo de Análise de processos para a SEFAZ-CE, falaremos sobre técnicas de análise e simulação de processos.

Conforme o CBOK, análise de processos é a “ação de conduzir uma revisão e obter um entendimento sobre processos de negócio”. Assim, a análise de processos auxilia a compreensão do processo e suas atividades, bem como o resultado que está sendo gerado por tais atividades em comparação com o pretendido.

Perceba que a análise de processos está intimamente ligada ao estudo da situação atual do processo (As-Is – conforme visto na primeira parte deste resumo).

É importante destacar, também, que a análise de processos envolve a revisão de todos os componentes de um processo, tais como entradas, saídas, atores e tecnologias, dentre outros.

A análise de processos contempla, ainda, a avaliação de tempo, custo, capacidade e qualidade dos processos, envolvendo, também, a identificação de falhas, gargalos, variações e handoffs que criem desconexões.

Vejamos um exemplo de cobrança da banca:

MEC (2011)

“Apesar de existirem várias metodologias para a análise de processos, algumas atividades são comuns a todas elas, como a compreensão do ambiente de negócio e da cultura da organização, a identificação das regras de negócio, gargalos, tempo e custo do processo, e a forma como ocorrem as interações com o cliente.”

Afirmativa correta. No sentido de tudo o que falamos até aqui sobre análise de processos, tal análise apenas será bem-sucedida se houver a compreensão de alguns fatores, os quais afetam os processos.

Tais fatores são o ambiente de negócio e a cultura organizacional, que fornecem uma compreensão mais geral da organização. Já a identificação de regras de negócio, gargalos, tempo e custo do processo, e a forma como ocorrem as interações com o cliente representam a análise de características do processo propriamente dito.

Construção e mensuração de indicadores de processos

Seguindo com o nosso resumo dos principais temas de análise de processos para a SEFAZ-CE, este tópico tratará sobre a construção e mensuração de indicadores de processos

Começamos citando a célebre frase de Peter Drucker: “o que pode ser medido, pode ser melhorado”. Nesse sentido, gerenciar processos de negócio pressupõe a elaboração de medições, visando comparar o que está sendo entregue com o resultado desejado. O CBOK nos traz diversos conceitos sobre o tema, os quais serão abordados ao longo deste tópico.

Comecemos falando sobre medição de desempenho, que, conforme o CBOK, é a “capacidade de medir e interpretar o desempenho de processos”. A medição de desempenho dos processos abrange as seguintes dimensões:

Tempo – basicamente, é a duração do processo e suas atividades.
Custo – trata-se do valor, normalmente monetário, associado ao processo. Aqui entra também o “custo de oportunidade”, que, conforme o CBOK, é o valor perdido no processo por não se obter o resultado desejado.
Capacidade – são as entregas possíveis de um processo.
Qualidade – verifica se as entregas do processo estão em conformidade com o esperado em níveis de variação e confiabilidade.

Seguindo, o CBOK também conceitua medida, que é a quantificação de dados em um padrão e qualidade aceitáveis. Saindo da abstração, podemos exemplificar os centímetros como unidades de medida.

Já métrica seria uma “extrapolação de medidas”, uma informação. O Guia nos exemplifica métrica com o número de defeitos de produtos pelo número total de produtos produzidos.

Por fim, indicador pode ser conceituado como uma “representação de forma simples ou intuitiva de uma métrica ou medida para facilitar sua interpretação quando comparada a uma referência”.

Os indicadores devem sempre buscar traduzir informações corretas da realidade, na perspectiva de representar o real comportamento das métricas e medidas trabalhadas.

BPMN

Neste último tópico de análise de processos para a SEFAZ-CE, falaremos sobre BPMN (Business Process Model and Notation).

Como já falamos anteriormente neste resumo, BPMN é a principal notação usada para a representação gráfica de processos. Com sua complexidade e variedade de símbolos, permite uma modelagem de processos com grande profundidade.

Não será possível abordar aqui todos os símbolos que o BPMN nos oferece. Para isso, sugerimos a consulta ao site oficial https://www.bpmn.org/ de BPMN, que possui uma seção com todos os símbolos existentes. Sugerimos o acesso ao site e a familiarização com os principais símbolos de BPMN.

É importante compreender que BPMN possibilita a compreensão dos eventos de início e fim do processo, bem como a execução de atividades durante o processo de forma detalhada. Outro conceito importante de BPMN é o de raias, que dividem um modelo em linhas paralelas e permitem a identificação dos atores do processo.

Perceba a questão abaixo, do Ministério da Economia (2020)

“Por meio de raias no BPMN, é possível acompanhar o trabalho e o papel desempenhado por cada ator dentro do desenho de um processo de negócio.”.

Afirmativa correta. Conforme vimos, as raias dividem o modelo de processo, identificando as interações de cada ator no processo.

Conclusão

Chegamos ao fim da segunda parte do nosso resumo de análise de processos para a SEFAZ-CE.

Lembre-se sempre de utilizar este artigo em complemento ao material teórico (que não pode ser negligenciado) e à resolução de muitas questões sobre os temas aqui propostos.

Abraços e bons estudos!

Paulo Alvarenga

https://www.instagram.com/profpauloalvarenga/

Referências:

ABPMP. (2013). BPM CBOK V3.0. Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio – Corpo Comum de Conhecimento. 1ª Edição.