Resumo da Gestão Eletrônica de Documentos GED para SEFAZ-ES
Olá, pessoal. Tudo certo? No artigo de hoje veremos o Resumo da Gestão Eletrônica de Documentos GED para SEFAZ-ES.
Podemos dizer que o GED tem por função a captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição de documentos. Nesse sentido, vamos explorar os pontos que podem ser cobrados em prova.
Temas que serão vistos:
- Conceitos Gerais
- Definições
- Ambiente típico de GED
- Fases de Implantação de GED
- Módulos ou ferramentas de GED
Sem mais delongas, vamos lá.
Conceitos Gerais – GED
Iniciemos o Resumo da Gestão Eletrônica de Documentos GED para SEFAZ-ES por algumas definições importantes sobre o tema.
- Gestão de documentos: busca assegurar acesso pleno às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia de deveres e direitos,
- Gestão Eletrônica de Documentos (GED): módulos interligados que permite uma empresa gerenciar documentos em forma física ou digital -> Possível documento físico na GED
Obs.: Embora a GED aceite documento físico, “aceite” definições que citem somente documentos em meio digital ou eletrônico.
Ficamos com um resumo sobre as principais características do GED apontadas pelo professor Ramon Souza.
![Resumo da Gestão Eletrônica de Documentos GED para SEFAZ-ES](https://dhg1h5j42swfq.cloudfront.net/2021/08/08185636/image-123.png)
Dentro de um cenário de gerenciamento de documentos, a NC UFPR em 2019 trouxe uma definição interessante – “Quando o fluxo de trabalho é digital, a produtividade aumenta, os custos diminuem, os requisitos são mais facilmente validados e a computação verde se torna possível”.
Definições
Ainda, é importante reconhecer outros conceitos de assuntos correlatos, pois a banca poderá tentar confundi-lo.
- Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD): Procedimentos que visam o controle do ciclo de vida dos documentos (da produção até a destinação final) a partir dos princípios da gestão arquivística.
SIGAD x GED
SIGAD: Relacionado ao ciclo de vida do documento, aplicado ao documento arquivístico.
GED: Relacionado ao compartilhamento;
- Dirks (Designing and Implementing Recordkeeping Systems): metodologia de criação de sistemas de gerenciamento de registros. -> Implementação de sistema de registros
Ambiente típico de GED
Vejamos um ambiente típico de GED apontado pelo professor Ramon Souza.
![](https://dhg1h5j42swfq.cloudfront.net/2021/08/08185713/image-125.png)
Bem auto explicativo, não?
Do documento no âmbito do GED, devemos reforçar que ele pode estar em papel ou ser nativamente digital, e deste último devemos reconhecer suas características.
Características do documento digital:
- Necessita de metadados que descrevam a função da informação registrada
- Não tem alto grau de integridade do conteúdo com o suporte ex. leitores de pdf
Se estamos falando de documentos e do processo de digitalização, é imperioso que conheçamos alguns termos.
- Minuta: compilação temporária de um documento que visa correção.
- Cópia: reprodução de um documento feita a partir de um original.
- Original: é o primeiro documento completo e efetivo.
Ainda dentro do processo de Gestão Eletrônica de Documentos, também é comum se deparar com as seguintes ferramentas.
- Intelligent Character Recognition (ICR): utilizado para reconhecimento óptico de caracteres escritos à mão.
- Indexação: criação de um modo de arquivamento organizado e eletrônico, possibilitando a pesquisa futura de maneira simples e eficiente.
- Optical Character Recognition (ICR): utilizado para reconhecimento de caracteres de um texto escaneado.
Fases de Implantação de GED
É de se esperar que para a conseguir uma gestão eficiente de documentos deve-se passar por fases de implementação.
Fases de Implantação de GED:
- Identificação da demanda: estudo do processo de criação de documentos.
- Digitalização ou Escaneamento: trata-se da captura do documento
- Indexação: cria-se um modo de arquivamento organizado para rápida recuperação
- Armazenamento: a guarda dos arquivos eletrônicos em bancos de dados relacionais, DVD e etc.
- Consulta: pesquisa via indexador para encontrar imagens armazenadas na base de dados
- Acesso: possibilita a utilização do documento
Perceba que nada mais é que um processo lógico de passar um documento físico até chegar ao eletrônico e posteriormente a sua utilização.
Módulos ou ferramentas de GED
Para finalizar o Resumo da Gestão Eletrônica de Documentos GED para SEFAZ-ES, adentremos inicialmente nos principais Módulos do GED.
DM – Document Management (Gerenciamento): Gerenciamento de documentos digitais. O DM controla o acesso físico aos documentos.
DI – Document Imaging (Captura): Gerenciamento do processo de conversão de papel para digital -> digitalização
RIM – Records and Information Management (Armazenamento): É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, de forma automatizada por meio de softwares específicos, independentemente da mídia em que ele se encontra.
Workflow (distribuição): Trata-se da gestão de forma proativa dos processos de negócio das empresas -> fluxo de trabalho
Obviamente existem outros módulos e ferramentas, assim vejamos também outras informações importantes.
- Processamento de Formulários (FORMS PROCESSING – OCR/ICR): Possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital.
- Image Enable: busca anexar documentos a programas que precisam de informações complementares.
- Records and Information Management (RIM): é o gerenciamento do ciclo de vida de um documento – criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte
- Full Text Retrieval (FTR): recuperar documentos a partir de qualquer palavra ou índice remissivo do conteúdo do texto.
Assertivas
O assunto de Gestão Eletrônica de Documentos não foi tão explorado assim pela banca FGV, nesse sentido vamos conhecer alguns questionamentos apresentados pela banca examinadora.
FGV/2013 – Fundação Biblioteca Nacional
Os documentos _____, considerando o pequeno espaço _____ que ocupam, não são objeto das preocupações imediatas das atividades _____.
Assinale a alternativa que apresenta os termos que completam corretamente as lacunas.
Eletrônicos / físico / arquivísticas.
FGV/2013 – TJ AM
O Gerenciamento de Eletrônico de Documentos – GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas funcionalidades:
Captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição
FGV/2008 – Senado Federal
Os atributos presentes na forma física e na intelectual do documento arquivístico eletrônico são, respectivamente:
Texto, idioma, sinais especiais, selos, contexto tecnológico / configuração da informação, articulação do conteúdo, anotações.
Considerações Finais
Pessoal, chegamos ao final do Resumo da Gestão Eletrônica de Documentos GED para SEFAZ-ES.
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