Aprenda os princípios e conceitos básicos da teoria arquivística para o Concurso dos Correios.
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Dessa forma, neste artigo vamos tratar os principais conceitos da Teoria Arquivística e seus princípios.
Então, simbora!
Primeiramente, antes de adentrarmos nos principais conceitos da teoria arquivística, precisamos entender de onde vem a palavra “arquivo”. Dessa forma, embora a etimologia da palavra gere polêmica até entre os estudiosos do tema, podemos resumir as principais origens da seguinte forma:
Essa evolução dos termos ajuda a compreender como, ao longo do tempo, o conceito de arquivo foi se tornando mais estruturado e essencial para a organização de informações.
Dito isto, vamos para o que realmente nos interessa.
Para a prova, vamos focar nas definições de arquivo dispostas no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA). Assim, de acordo com o dicionário, a palavra “arquivo” pode ter diversos significados, que veremos a seguir:
Conjunto de documentos: Um arquivo é formado por documentos produzidos e acumulados por uma entidade, pública ou privada, no desempenho de suas atividades. Isso significa que os documentos que compõem um arquivo têm relação direta com as funções desempenhadas pela entidade.
Instituição ou serviço: Existem organizações cuja função principal é armazenar documentos produzidos por outras entidades. Exemplos disso são o Arquivo Nacional e o Arquivo Público dos Estados. Esses locais têm a responsabilidade de preservar documentos de valor histórico e administrativo.
Local físico: O arquivo também pode ser o espaço onde os documentos são guardados, como o arquivo de uma empresa ou até o seu próprio arquivo pessoal, onde você organiza contas e documentos importantes.
Móvel: Por fim, arquivo pode se referir ao móvel onde os documentos são armazenados, como aquelas gavetas metálicas que encontramos em escritórios.
Pois é, caros estrategistas, a nossa língua portuguesa é mestra em dar significados diversos para um mesmo termo.
Mas, embora esses diferentes significados possam ser cobrados em provas, para nós, o mais importante, é focar na definição de arquivo como o conjunto de documentos orgânicos. Ou seja, aqueles produzidos no exercício das atividades de uma entidade.
No Brasil, é a Lei nº 8.159/1991 que estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados. De acordo com a referida lei, arquivos são conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos e entidades privadas em decorrência do exercício de suas atividades.
Nesse sentido, e como um panorama geral, vale destacar três pontos principais que essa lei reforça:
Bem, agora que já entendemos as principais definições de arquivo. Vamos ao próximo tópico que também é muito cobrado em concursos: princípios arquivísticos.
Cabe ressaltar aqui que, como se trata de um breve resumo, não iremos explorar todos os princípios, mas apenas os principais, ok?
Os princípios arquivísticos são regras que regem a organização dos arquivos e distinguem a Arquivologia de outras ciências documentais, como a Biblioteconomia. Assim, segundo estudiosos, os princípios arquivísticos foram a espinha dorsal da teoria arquivística.
Alguns desses princípios também podem ser considerados características ou qualidades, dependendo da abordagem da banca ou do autor.
Vamos conhecer os mais importantes e como eles podem ser cobrados nas provas.
Esse é o princípio mais cobrado em concursos e merece sua atenção especial. O Princípio da Proveniência, ou “Respeito aos Fundos”, estabelece que os documentos produzidos por uma entidade (pública ou privada) não devem ser misturados com os de outra entidade. Ou seja, cada conjunto de documentos deve manter sua individualidade. Cada um no seu quadrado!
Esse princípio garante que os documentos preservem sua origem.
Definição de “fundo”
O termo “fundo” é sinônimo de arquivo e se refere ao conjunto de documentos de uma mesma origem. Nas provas, você pode encontrar a expressão “respeito aos fundos”, que significa justamente isso: cada conjunto documental deve manter sua integridade e não ser misturado.
A organicidade está ligada à relação natural entre os documentos produzidos por uma mesma entidade. Os arquivos refletem as funções e atividades da organização que os criou. Ou seja, eles são gerados organicamente, de forma natural, no dia a dia da instituição.
Esse princípio também pode ser considerado uma característica arquivística, mas o importante é entender que os documentos estão interligados entre si por suas funções dentro da organização.
Mesmo que existam cópias de um documento, ele conserva seu caráter único dentro do arquivo. Isso significa que, no contexto da organização que o produziu, aquele documento é único e insubstituível, independentemente de ter cópias.
O Princípio da Indivisibilidade, também conhecido como Integridade Arquivística, determina que os fundos de arquivo devem ser preservados sem que haja dispersão, mutilação ou destruição indevida. Dessa maneira, o foco é garantir que o fundo documental permaneça íntegro e completo.
Os arquivos se formam de maneira progressiva e natural, ao longo do tempo. Dessa forma, esse acúmulo contínuo de documentos reflete o funcionamento da entidade produtora.
Esse princípio é também conhecido como Naturalidade e, nas provas, pode aparecer como sinônimo de acumulação progressiva.
PARA ENTENDER MELHOR: Diferente de uma biblioteca, onde documentos são colecionados, no arquivo, os documentos são acumulados organicamente durante a execução das atividades.
Esse princípio estabelece que os documentos devem ser organizados e mantidos na ordem em que foram originalmente criados. Isto é, não devemos reorganizar os documentos de acordo com critérios próprios, mas sim respeitar a forma como eles foram gerados pela entidade produtora.
Respeito aos fundos X Respeito à ordem original
Enquanto o respeito aos fundos foca na origem externa dos documentos (não misturar documentos de diferentes entidades), o respeito à ordem original trata da organização interna dos documentos (manter a ordem em que foram criados).
Contudo, além dos princípios já mencionados, existem outros que também podem ser cobrados em provas e que vale a pena você conhecer. Dessa forma, vamos passar bem rapidinho por eles:
Então, queridos estrategistas! Espero que esse pequeno artigo sobre teoria arquivística, principais conceitos de arquivo e os mais importantes princípios arquivísticos possam ajudá-los na jornada da aprovação. Contudo, este é um tópico bem extenso e com muitos detalhes. Assim, para um estudo completo, recomendamos a leitura do material do Estratégia, que é elaborado cuidadosamente por professores super gabaritados.
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Um excelente estudo a todos!
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