Teoria das Três Idades e Protocolo em Arquivologia para Escrivão da PF

Documentos Arquivísticos para o CNJ

Confira neste artigo uma análise sobre a Teoria das Três Idades e o Protocolo para a reta final do concurso de Escrivão da PF.

Teoria das Três Idades e Protocolo

Olá, Estrategista. Tudo bem?

Como a prova da Polícia Federal está cada vez mais próxima, preparamos um artigo sobre dois tópicos muito importantes da disciplina de Arquivologia para o concurso de Escrivão da PF, a Teoria das Três Idades e o Protocolo.

A disciplina de Arquivologia é bastante menosprezada por muitos concurseiros quando comparada às matérias de Direito, Contabilidade e de Exatas, sendo esse um grande erro e que pode custar a aprovação do candidato. Desse modo, estamos preparando esse estudo para você não perder nenhum ponto nas questões desse tema.

Dividiremos esse artigo nos seguintes tópicos abaixo:

Teoria das três idades;
Protocolo:
- Conceitos Iniciais;
- Recebimento;
- Registro;
- Autuação;
- Classificação;
- Distribuição;
- Expedição;
- Controle.

Teoria das três idades

A Teoria das três idades é, certamente, o tema mais importante para a disciplina de Arquivologia. Além de haver muitas questões sobre este assunto, ele é essencial para o entendimento de vários outros tópicos.

O período de vida útil de um documento, desde a sua criação até o seu descarte ou guarda, é chamado de ciclo vital. É muito importante que haja a devida atenção a este processo, uma vez que não é interessante que um documento seja eliminado indevidamente antes de completar o seu propósito, por exemplo.

O ciclo vital de um documento é composto por três períodos, como podemos ver abaixo:

1º período: intervalo de tempo em que o documento é criado até ser resolvido;

2º período: intervalo de tempo em que o documento é conservado para eventuais questionamentos futuros, seja jurídico ou administrativo, após ser resolvido;

3º período: intervalo de tempo em que o documento terá seu destino final, podendo ele ser eliminado ou recolhido permanentemente (nos casos de não poder ser eliminado).

Através da sequência acima, foi criada a Teoria das três idades, em que os documentos de arquivos são classificados em relação ao seu estágio de evolução. Desse modo, esses documentos podem pertencer às seguintes idades:

1º idade: Corrente

Estes documentos correspondem àqueles que ainda estão sendo resolvidos, possuindo valor primário. Esta idade também engloba documentos que são consultados frequentemente e que são utilizados de maneira constante. Desse modo, é importante que eles sejam armazenados próximos ao seu local de uso.

2º idade: Intermediária

Os documentos presentes nesta idade também possuem valor primário, sendo aqueles que já foram resolvidos, mas que aguardam a sua prescrição, pois ainda podem ser questionados posteriormente.

Eles ficam à espera da sua eliminação ou recolhimento, não sendo imprescindível que eles fiquem armazenados próximos aos locais de trabalho, uma vez que não são utilizados constantemente, sendo até aconselhável que eles sejam conservados em um local mais afastado para não tumultuar o ambiente principal.

3º idade: Permanente

Já nesta idade, os documentos possuem valor secundário, correspondendo àqueles que não podem mais ser questionados, pois já perderam todo o seu valor administrativo, porém, também não podem ser eliminados, pois possuem valor histórico. Desse modo, o público-alvo desses arquivos são os pesquisadores.

FIQUE ATENTO: Nem todo documento chega à 3º idade, já que nem todos possuem valor histórico, sendo eles eliminados após cumprirem o seu papel administrativo.

Protocolo

Após a análise sobre a Teoria das Três Idades, entraremos agora no estudo do Protocolo.

Conceitos Iniciais

A partir do momento em que um documento é criado, ele passa a ser utilizado até ser resolvido. Durante a sua utilização, ele passa por vários processos, circulando e sendo utilizado por diversas áreas até cumprir o seu objetivo administrativo. A essa movimentação do documento durante a sua utilização dá-se o nome de tramitação.

Como há uma grande quantidade de documentos sendo tramitados simultaneamente em uma instituição, é necessário que haja um processo de organização e controle para essa situação. Esse processo é chamado de Protocolo.

IMPORTANTE: A atividade de protocolo é realizada em documentos que ainda estão sendo resolvidos, desse modo, ela é apenas aplicada em documentos CORRENTES.

Há algumas etapas a serem seguidas pelo setor de protocolo. Atualmente, a tecnologia está cada vez mais avançada, sendo que muitas dessas atividades são realizadas totalmente por meio eletrônico. Entretanto, há lugares, principalmente nos órgãos públicos, em que muitas delas ainda são realizadas de maneira manual e física.

As etapas do protocolo são:

Recebimento;
Registro;
Autuação;
Classificação;
Distribuição;
Expedição;
Controle.

Recebimento

Esta é a primeira etapa do protocolo, correspondendo ao recebimento de todo e qualquer documento que venha a dar entrada na empresa, sejam eles externos ou internos. Ele geralmente é instalado na entrada da instituição, com o intuito de facilitar os procedimentos na chegada de documentos de fora da empresa.

Registro

Ao receber um documento, será realizado o seu registro no sistema da empresa. Para isso, o setor de protocolo realiza a abertura desse documento, fazendo a sua leitura e identificando os seus dados básicos, os quais são chamados de metadados, como o seu assunto e a sua origem.

Através desta etapa de cadastro é que poderá haver o controle da tramitação do documento, podendo determinar a sua localização, próximas etapas, entre outras informações.

FIQUE ATENTO: Os documentos que possuem caráter sigiloso e pessoal não serão registrados, pois não será permitido abri-los e coletar suas informações, desse modo, eles serão encaminhados diretamente ao seu destinatário. Assim, apenas os demais documentos, também chamados de ostensivos, serão registrados.

Autuação

Esta etapa é exclusiva do Protocolo. Após serem registrados, os documentos serão devidamente analisados, sendo que muitos deles serão transformados em processos, por meio do procedimento chamado autuação.

Desse modo, os documentos serão acondicionados em uma pasta, carimbados, assinados e numerados, até que eles sejam resolvidos. Após isso, eles receberão o nome de autos de processo, ou apenas processo.

Por exemplo, caso um funcionário de um órgão público dê entrada em sua aposentadoria, ele deverá entregar diversos documentos ao setor de protocolo, sendo que eles serão transformados em um processo por meio da autuação, sendo tramitados até serem resolvidos.

FIQUE ATENTO: Nem todos os documentos serão autuados. Alguns deles, após o registro, serão apenas classificados e direcionados ao seu destinatário.

Classificação

Após o registro e, se necessário, a autuação dos documentos, eles serão classificados e separados de acordo com a sua área ou assunto, para serem direcionados ao seu correto destinatário.

Após essa separação, esses documentos serão expedidos ou distribuídos, a depender do tipo de destinatário.

Distribuição

Após a sua classificação, caso o documento tenha como destinatário um setor dentro da mesma instituição, a sua entrega será realizada por meio da distribuição. Atente-se ao fato de que, mesmo que o setor esteja localizado em outro prédio, cidade ou estado, mas que seja pertencente à mesma instituição, será dado o nome de distribuição.

Geralmente, quando a entrega dos documentos ao destinatário por meio da distribuição é realizada pela própria empresa, são utilizados os chamados “malotes”.

Expedição

Já a expedição é a entrega dos documentos para destinatários externos, ou seja, aqueles que não fazem parte da estrutura da instituição.

De maneira similar, mesmo que o destinatário externo esteja localizado no mesmo prédio da instituição remetente, a entrega será denominada de expedição.

PARA FIXAR:

Distribuição: envio para a mesma instituição (destinatário interno);

Expedição: envio para uma diferente instituição (destinatário externo).

Controle

É muito importante que toda a tramitação dos documentos seja controlada, de modo a identificar se ele está tendo um correto andamento, se está paralisado, onde ele está localizado, se já foi finalizado, entre outras informações. Esse mecanismo é chamado de controle e também faz parte do protocolo.

Finalizando

Bom pessoal, este foi apenas um resumo sobre a Teoria das Três Idades e o Protocolo da disciplina de Arquivologia, para a reta final do concurso de Escrivão da PF.

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Bons estudos e até a próxima!