Revisão de Gestão de Processos para a SEFAZ-AL – reta final!

Fala, estrategista! Tudo bem? No artigo de hoje, apresentaremos uma revisão de Gestão de Processos para a SEFAZ-AL! Estamos na reta final do concurso, hora de reforçar os conteúdos, propósito para o qual este artigo se apresenta.

A disciplina de Gestão de Processos veio inserida na parte de Tecnologia da Informação, que, por sua vez, integra o rol de conhecimentos básicos para os cargos oferecidos no concurso da SEFAZ-AL (Auditor de Finanças e Controle de Arrecadação da Fazenda Estadual & Auditor Fiscal da Receita Estadual).

A nossa proposta com o presente artigo é, analisando o histórico da banca do concurso (Cebraspe), atacar pontos que tenham grandes chances de surgirem em sua prova, dentro do conteúdo programático apresentado pelo edital.

Aqui, vale fazer um destaque. Nossos resumos e artigos são sempre feitos após ampla e profunda análise acerca do perfil de cada banca. Fizemos, recentemente, um resumo semelhante ao presente, em duas partes, de Gestão de Processos para a SEFAZ-CE. Foram cobradas cinco das disciplinas na prova da SEFAZ-CE, e três das cinco questões foram abordadas em nosso resumo!

Nesse sentido, 60% do conteúdo cobrado na disciplina estava presente em nosso resumo! Isso desconsiderando que uma questão foi de análise SWOT, conteúdo estudado de forma apartada, em administração geral. Porém, obviamente, nossos resumos se apresentam para reforçar o estudo, como ferramentas de revisão, não devendo ser encarados como substitutos do material teórico em PDF do Estratégia Concursos.

Sabemos que o estudo para a área fiscal é bastante intenso e desgastante, obrigando o candidato a dar conta de matérias como Auditoria, Contabilidade e Direito Tributário. Porém, as outras disciplinas não podem ser negligenciadas, pois podem representar a diferença entre classificação ou não do candidato. Por isso, venha conosco na nossa revisão de Gestão de Processos para a SEFAZ-AL – reta final!

SEFAZ-AL

Gestão de Processos – conceitos básicos

Iniciando a nossa revisão de Gestão de Processos para a SEFAZ-AL, falaremos sobre alguns conceitos básicos em Gestão de Processos.

Para o Cebraspe, é fundamental o candidato conhecer as características de uma organização orientada a processos, em contraponto à organização funcional.

Para isso, é imprescindível compreender que a estrutura funcional se caracteriza por agrupar os especialistas em suas respectivas áreas. Isso facilita a coordenação intradepartamental, mas dificulta a coordenação interdepartamental, pelo fato de que não há incentivo entre um trabalho interdisciplinar, acarretando barreiras entre os departamentos.

Já a organização orientada a processos busca mitigar estas desvantagens da estrutura funcional, incentivando o trabalho conjunto. O objetivo disso é que haja ganhos em produtividade e eficiência, com a melhor utilização das capacidades individuais.

Importante frisar que, mesmo em uma organização orientada a processos, ainda haverá posições funcionais. Aqui entra a figura do “gerente de processos”, que é a pessoa responsável por coordenar e gerenciar o desempenho dos processos, devendo trabalhar junto aos gerentes funcionais da organização.

Além disso, outro conceito importante a ser levado é o de hierarquia de processos. A hierarquia de processos trata dos processos organizacionais de uma forma lógica, de forma hierárquica.

A hierarquia é a seguinte:

Macroprocessos: processos que impactam diretamente a organização, englobando mais de uma função organizacional;
Processo: é um trabalho estruturado mediante um fluxo, com entradas e saídas, mediante fluxos definidos;
Subprocesso: trata-se de uma divisão do processo. Segue a mesma lógica de entradas, saídas e fluxos bem definidos do processo, entretanto, apresenta peculiaridades que justificam esta subdivisão;
Atividade: são tarefas sequenciais que são executadas para dar vida a um processo ou subprocesso;
Tarefa/operação: é o nível mais detalhado das atividades, o maior nível de desmembramento dos elementos de um processo (importante guardar este conceito, sempre cobrado).

Conceito de BPM – gerenciamento de processos de negócio

Avançando com a presente revisão de Gestão de Processos para a SEFAZ-AL, falaremos um pouco sobre Business Process Management (gerenciamento de processos de negócio), ou, simplesmente, BPM.

BPM pode ser conceituado como uma disciplina gerencial. Não é uma metodologia prescritiva, que determine a melhor forma de se gerenciar processos em uma organização. Com efeito, trata-se de um conjunto de tecnologias e de estratégias, que considera os processos de negócio como um conjunto de ativos da organização, ativos tais que serão responsáveis por gerar valor para o cliente.

A grande “bíblia” para o estudo de BPM é o guia CBOK (Common Body Of Knowledge). Este guia, como o próprio nome sugere, busca sugerir (e não determinar) sugere as melhores práticas em gerenciamento de processos. O conjunto de conhecimentos apresentado no guia deve ser adaptado à realidade de cada organização.

É importante conhecer, também, os quatro pilares de BPM, segundo o CBOK:

Valores;
Crenças;
Liderança;
Cultura.

O CBOK afirma, ainda, que BPM busca integrar as estratégias e objetivos de uma organização com as expectativas e necessidades dos clientes, por meio do foco em processos de ponta a ponta. Portanto, sua implementação é uma decisão estratégica da organização, que deve encontrar eco nas lideranças executivas.

Nesse contexto, BPM busca gerenciar os processos organizacionais estabelecendo:

O que é feito;
Onde é feito;
Quando é feito;
Por que é feito;
Como é feito;
Por quem é feito.

De forma resumida, busca-se entender “quem faz o que”.

Mapeamento e modelagem de processos

Avançando com o presente artigo de revisão de Gestão de Processos para a SEFAZ-AL, este tópico será dedicado à parte de mapeamento e modelagem.

Sobre este tema, um dos assuntos preferidos do Cebraspe são os conceitos de diagrama, mapa e modelo de processos.

É importante destacar que diagrama, mapa e modelo não são sinônimos. Na verdade, trata-se de níveis diferentes da representação gráfica de um processo.

Conforme o CBOK, “na prática, diagrama, mapa e modelo são diferentes estágios do desenvolvimento, cada qual agregando mais informação e utilidade para entendimento, análise e desenho de processos.”.

Leve para a prova os conceitos das representações citadas:

Diagrama – representa apenas os elementos principais de um processo, omitindo detalhes menores de entendimento.
Mapa – com maior grau de detalhamento do que o anterior, abrange um pouco mais os elementos do processo e seus relacionamentos. É mais abrangente do que o diagrama, mas menos detalhado do que o modelo.
Modelo – é o nível mais detalhado e preciso de representação gráfica de um processo, agregando elementos mais técnicos e aprofundados, possibilitando, assim, a simulação do processo, por meio de ferramentas apropriadas.

O CBOK apresenta o diagrama e o mapa como representações inferiores ao modelo, que é a representação mais precisa e detalhada de um processo, permitindo, ainda, simulações.

Por fim, é importante destacar que o CBOK nos afirma que a modelagem de processos não é um fim em si mesma. Dito de outra forma, a modelagem de processos busca otimizar tais processos, que são meios para que se alcancem os objetivos organizacionais.

Análise de processos

Neste último tópico da nossa revisão de Gestão de Processos para a SEFAZ-AL, falaremos sobre análise de processos.

Para que se possa gerenciar um processo, deve-se compreender o seu estado atual (As-Is). Conforme o CBOK, este entendimento é obtido por meio da análise de processos.

A análise de processos possibilita compreender as atividades dos processos, bem como os resultados que estas atividades geram dentro de determinado processo, o que torna possível cotejar o que está sendo realizado com as metas estabelecidas. Permite, também, fundamentar decisões sobre ações corretivas ou elaboração de uma proposta para mudança de processo.

A análise de processos, conforme o CBOK, “é realizada por meio de várias técnicas, incluindo modelagem, entrevistas, simulações, entre outras.”.

A análise de processos, em diversos casos, não se limita apenas a analisar o processo em questão. Com efeito, o CBOK nos afirma que diversas variáveis podem ser consideradas, tais como o ambiente de negócio, contexto operacional do processo, características do segmento de negócio, regulamentações, pressões de mercado e concorrência.

Estas variáveis serão determinantes para se compreender o contexto no qual a organização opera, e se os processos analisados estão cumprindo, de fato, as suas finalidades. Lembre-se sempre de que os processos não são fins em si mesmos, mas servem para que a organização consiga, por meio deles, alcançar os seus objetivos.

Outro conceito importante a ser levado para a prova no contexto de análise de processos é o de “regras de negócio”. As regras de negócio, conforme o CBOK, “impõem restrições e direcionam ações que impactam a natureza e o desempenho do processo”.

Assim, as regras de negócio estabelecem alguns limites sobre os quais a organização pauta suas atividades. Muitas vezes, as regras de negócio são adotadas para se cumprir exigências legais.

Conclusão

Finalizamos a nossa revisão de Gestão de Processos para a SEFAZ-AL. Buscamos apontar os pontos mais importantes da disciplina para o Cebraspe, sendo certo que, por conta do nosso limitado espaço, alguns pontos importantes ficaram de fora.

Nesse sentido, utilize este artigo em conjunto com o material teórico em PDF do Estratégia Concursos, que explora a disciplina na sua completude. Além disso, não deixe de realizar muitas questões da banca, buscando massificar o conteúdo e reforçar o aprendizado! A recente prova da SEFAZ-CE pode dar um norte ao candidato.

Utilize, também, nosso Passo Estratégico, ferramenta fundamental para o candidato nesta reta final para o certame!

O nosso sincero desejo é que este resumo o auxilie em suas revisões nesta reta final para o concurso, e que o ajude a obter a tão sonhada aprovação!

Abraços e bons estudos!

Paulo Alvarenga

https://www.instagram.com/profpauloalvarenga/