Confira neste artigo uma análise sobre os Princípios da Arquivologia para a reta final do concurso de Escrivão da PF.
Olá, Estrategista. Tudo bem?
Como a prova da Polícia Federal está cada vez mais próxima, preparamos um artigo sobre um tópico muito importante da disciplina Arquivologia para o concurso de Escrivão da PF, os Princípios Arquivísticos.
A disciplina de Arquivologia é bastante menosprezada por muitos concurseiros quando comparada às matérias de Direito, Contabilidade e de Exatas, sendo esse um grande erro e que pode custar a aprovação do candidato. Desse modo, estamos preparando esse estudo para você não perder nenhum ponto nas questões desse tema.
Dividiremos esse artigo nos seguintes tópicos abaixo:
A disciplina de Arquivologia não é muito cobrada na área policial, sendo mais presente em certames da área administrativa. Para o concurso da Polícia Federal, ela é apenas cobrada para o cargo de Escrivão.
O peso da Arquivologia para essa prova é bastante considerável, possuindo uma quantidade de 12 questões no certame, sendo uma das disciplinas com a maior quantidade de questões, atrás apenas de Português e Tecnologia da Informação.
Abaixo podemos observar a incidência dos principais tópicos cobrados em Arquivologia nos últimos 6 anos pela banca CEBRASPE:
Observando a tabela acima, percebe-se a importância dos princípios da arquivologia para o concurso de Escrivão da PF. Desse modo, preparamos um excelente resumo sobre esses princípios, trazendo as principais informações sobre cada um deles para a sua prova.
Esse é, sem dúvidas, um dos principais e mais cobrados princípios arquivísticos. Ele demonstra a relação orgânica entre o documento de arquivo e a entidade que o acumulou, refletindo as funções, atividades e estrutura da instituição.
Os documentos produzidos naturalmente durante o período de atividades de uma pessoa, seja física ou jurídica, é considerado um documento orgânico. Ele nascerá com a pessoa, permanecendo vinculado a ela até o encerramento da sua missão. Vamos a um exemplo?
A certidão de nascimento de uma pessoa é um documento que surge naturalmente durante a vida de um indivíduo e que permanecerá vinculado a ele até o fim de sua existência. Já nas empresas, aqueles documentos naturalmente produzidos durante o desempenho de suas atividades são também considerados orgânicos, como os seus livros contábeis e fiscais.
FIQUE ATENTO: Os documentos orgânicos de uma entidade formam o seu Arquivo. Já os documentos não orgânicos formam a sua Biblioteca, como revistas, jornais, CDs e tudo aquilo que é adquirido por meio de compra ou doação e que não foram produzidos de maneira natural em decorrência do desempenho das atividades da entidade. A designação correta para a acumulação de documentos não orgânicos é chamada de coleção.
PARA FIXAR: O Arquivo é formado pela acumulação de documentos orgânicos, enquanto que a Biblioteca é formada a partir da coleção de documentos não orgânicos.
Também chamado de Princípio do Respeito aos Fundos, o princípio da Proveniência é um pouco mais simples de entender do que o anterior. Ele dispõe que os arquivos produzidos por diferentes entidades não devem se misturar.
De maneira a exemplificar essa situação, suponha-se que em um prédio há diversas salas de várias empresas diferentes e que esse edifício separe um cômodo apenas para guardar os documentos de arquivo produzidos por essas entidades. Desse modo, é de grande importância que o conjunto de documentos produzidos por cada empresa (conhecido também como fundos) não sejam misturados nessa sala.
Esse princípio possui como premissa a preservação dos fundos de arquivos, sem que haja dispersão, divisão, adição ou destruição não autorizada ou indevida desses documentos.
Caso o arquivo de uma entidade seja destruído indevidamente ou espalhado por vários lugares sem autorização, ele provavelmente perderá a sua organicidade. Além disso, não é recomendável que haja a adição de documentos que não possuam nenhuma relação com a entidade ao seu arquivo, de modo a mantê-los íntegros.
Por exemplo, não faria sentido que o arquivo histórico de Chico Xavier, localizado em Uberaba-MG, fosse dividido e alocado em vários lugares do país, uma vez que todas as partes desse arquivo se complementam.
FIQUE ATENTO: Esse princípio não proíbe que documentos orgânicos sejam destruídos, sendo esse um processo natural de qualquer entidade. Ele apenas define que essa ação não seja indevida ou não autorizada.
A unicidade dispõe que cada documento de arquivo será único, não sendo possível criar documentos orgânicos exatamente iguais a outros já produzidos, independentemente da sua forma, gênero, tipo ou suporte.
Esse princípio não impede que sejam feitas cópias de documentos existentes, ele apenas dispõe que os documentos novos que surjam no decorrer das atividades das entidades sejam únicos.
De modo a exemplificar esse princípio, suponhamos que uma pessoa perca a sua carteira de identidade. Ao solicitar outro documento, a nova carteira será muito semelhante à anterior, mas com algumas diferenças, como uma nova data de emissão e a indicação de segunda via.
Esse princípio, também chamado de Princípio Temático, define que os documentos de arquivo sejam classificados por assunto, independentemente da sua proveniência ou da sua classificação original.
Por exemplo, suponha-se, novamente, que em um edifício possua várias salas com diversas empresas e que em uma sala sejam acomodados os documentos de arquivo dessas entidades. De acordo com esse princípio, todos esses documentos serão alocados de acordo com o assunto, não importando de qual entidade ele seja.
FIQUE ATENTO: Como você já deve ter percebido, esse princípio é o oposto do princípio da proveniência. Ele não é utilizado na Arquivologia Contemporânea, visto que o da proveniência é o aplicado atualmente. Porém, ele continua sendo objeto de provas, sendo necessário o seu estudo.
Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade que o produziu, mantendo a sua ordem original.
Vamos explicar de uma maneira mais clara. Toda pessoa ou entidade ordena os seus documentos orgânicos da maneira mais conveniente a ele. Caso esse arquivo seja manuseado por terceiros, é necessário que o arranjo original dado pelo seu dono seja mantido, caso contrário, o arquivo pode perder a sua organicidade.
Com o intuito de manter a originalidade e potencial histórico do arquivo, o conjunto de documentos orgânicos criado por uma entidade deve ser mantido no território em que ele foi criado e acumulado, de acordo com o princípio da territorialidade. Esse local pode ser nacional, regional ou institucional.
De maneira a exemplificar essa situação, os documentos produzidos pelo estado de São Paulo, em regra, devem ser conservados em seu território, pois é lá que eles possuirão relevância e sentido.
Bom pessoal, esse foi apenas um resumo sobre os principais princípios da Arquivologia para a reta final do concurso de Escrivão da PF.
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Bons estudos e até a próxima!
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