Conheça o Padrão Ofício e os Tipos de Documentos da Redação Oficial

Veja neste artigo uma análise sobre o Padrão Ofício e os Tipos de Documentos da Redação Oficial da Presidência da República.

Olá, pessoal. Tudo bem?

Neste artigo, vamos conferir tudo sobre o Padrão Ofício e os Tipos de Documentos da Redação Oficial, presente no Manual de Redação da Presidência da República (MRPR).

Iremos dividir este artigo nos seguintes tópicos:

• Padrão Ofício;
• Tipos de Documentos:
  • Variações dos documentos oficiais;
  • Exposição de Motivos;
  • Mensagem;
  • Correio Eletrônico.

Padrão Ofício

Em manuais anteriores, havia três tipos de expedientes, os quais se diferenciavam pela sua finalidade, sendo eles: aviso, o qual era expedido apenas pelos Ministros de Estado para autoridades de mesma hierarquia; ofício, utilizado pelas demais autoridades; além do memorando, o qual era expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.

Entretanto, a última revisão do Manual de Redação da Presidência trouxe uma uniformização, havendo agora apenas o chamado Padrão Ofício, em substituição às três formas anteriores.

Desse modo, selecionamos um documento oficial presente no próprio Manual de Redação, com o intuito de analisar as diferentes partes do Padrão Ofício, bem como a sua formatação e apresentação:

1 – Cabeçalho

O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página de cada documento, centralizado, com o brasão de Armas da República na parte superior da página, juntamente com o nome do órgão oficial e de órgãos secundários, caso precise.

2 – Identificação do expediente

Os documentos oficiais devem possuir identificação, sendo necessário a presença do nome do documento, o qual é formado pelo nome do expediente, pela abreviatura Nº, além do número, ano e a sigla usual do setor que está expedindo, sendo estes últimos separados por uma barra (/). Tudo isso alinhado à margem esquerda da página.

3 – Local e data

Alinhados à margem direita da página, é necessário informar a cidade em que está sendo expedido o documento, sem nenhuma menção sobre o estado, além de informar a data do documento.

4- Endereçamento

Nesta parte haverá a informação de quem receberá o documento. Desse modo, é necessário a presença de alguns dados do destinatário, como o vocativo correto, o seu nome, cargo e endereço. Sendo estas informações alinhadas à esquerda da página.

5 – Assunto

O assunto deve dar uma ideia geral do conteúdo do documento, de forma sucinta.  

6- Texto do documento

Em um documento oficial, é necessário que a sua estrutura contenha introdução, apresentando o objetivo do documento; o desenvolvimento, onde o assunto será detalhado; bem como uma conclusão, de modo a afirmar a posição sobre o assunto.

7 – Fechos

Os fechos de comunicações oficiais objetivas são utilizados para saudar o destinatário, além de arrematar o texto. É utilizado o termo “Respeitosamente” para autoridades de hierarquia superior e “Atenciosamente” para hierarquia inferior e demais casos.

8 – Identificação do signatário

Salvo as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todos os ofícios devem conter o signatário, ou seja, a identificação do remetente, com o seu nome e cargo ocupado. Seu alinhamento é centralizado.

Além disso, a partir da segunda página, é necessário haver numeração.

A formatação do documento está grafada no ofício acima, com o distanciamento necessário entre as bordas e alguns elementos do documento.

Tipos de Documentos

Variações dos documentos oficiais

Os documentos oficiais possuem algumas variações, a depender no número de remetentes e/ou destinatários:

Circular: documento enviado por um órgão a mais de um órgão receptor;

Conjunto: documento enviado por mais de um órgão, conjuntamente, a apenas um órgão destinatário.

Conjunto Circular: quando mais de um órgão envia o mesmo expediente para mais de um órgão destinatário.

Exposição de Motivos

A exposição de motivos é um documento oficial enviado por um Ministro de Estado ao Presidente ou Vice Presidente da República. Ele pode ser expedido para propor alguma medida, submeter projeto de ato normativo para consideração, além de ser utilizado como informativo de determinado assunto.

FIQUE ATENTO: Este tipo de expediente é a principal modalidade de comunicação oficial dirigida pelos ministros ao Presidente da República, sendo que, em alguns casos, é possível o encaminhamento de uma cópia aos demais Poderes da União (Poder Legislativo e Judiciário).

A sua estrutura deve obedecer, obrigatoriamente, a algumas regras. Por exemplo, é importante apontar, já na introdução, o problema ou tema principal, detalhar o assunto no desenvolvimento, além de propor a medida a ser tomada na conclusão.

FIQUE SABENDO: No seu endereçamento pode ser utilizado apenas o pronome de tratamento, sem o nome e o cargo do receptor. Além disso, não há o campo de assunto.

Atualmente, com a evolução tecnológica, foi criado um sistema de comunicação eletrônica entre os Ministérios e a Presidência da República, o qual é utilizado na elaboração, redação, alteração, controle, tramitação, administração e gerência das exposições de motivos, sendo ele chamado de Sistema de Geração e Tramitação de Documentos Oficiais (SIDOF).

Mensagem

A mensagem é utilizada apenas para a comunicação oficial entre os Chefes dos Três Poderes Públicos. Desse modo, quando o Presidente da República, o Presidente do Congresso Nacional e o Presidente do Supremo Tribunal Federal quiserem se comunicar de maneira oficial sobre assuntos que sejam de interesse da Nação, será utilizada a mensagem.

Um exemplo é a mensagem que o Presidente da República pode enviar para o Congresso Nacional durante a análise pelo Poder Legislativo do orçamento público anual, com o intuito de alterar algum elemento das leis orçamentárias.

Além disso, o Poder Executivo pode enviar ao Legislativo, através da mensagem, propostas de emenda constitucional ou projetos de lei, bem como a comunicação de veto ou de sanções de leis, entre outras situações.

De maneira similar aos outros atos assinados pelo Presidente da República, a mensagem não precisa conter a identificação do signatário.

Correio Eletrônico

Aqui está o meio de comunicação formal mais utilizado atualmente, não só na administração pública, mas também no meio empresarial particular, devido ao seu baixo custo e celeridade.

É importante pontuar que, para que uma mensagem eletrônica via e-mail possua valor documental, é necessário a presença de certificação digital, de modo a atestar a identificação do remetente.

Mas não pense que as comunicações entre os órgãos da administração pública pela internet podem ser realizadas de qualquer maneira. Apesar de haver uma maior flexibilidade ao redigir um texto por e-mail em relação aos demais expedientes oficiais, é importante que algumas orientações sobre sua estrutura sejam seguidas.

Assim, é recomendado que o seu assunto, preenchido no seu campo correspondente, seja o mais claro e específico possível, de modo a indicar o tópico principal da mensagem. Além disso, saudações iniciais e fechos devem ser utilizados, bem como a assinatura do e-mail, com o nome completo do remetente, órgão, unidade e telefone. Por outro lado, não é necessário colocar o local e a data da mensagem, sendo elas apresentadas pelo próprio sistema.

Finalizando

Pessoal, chegamos ao fim da análise deste importante tópico, o Padrão Ofício e os Tipos de Documentos da Redação Oficial.

Procuramos realizar um pequeno resumo sobre este assunto, ressaltando os principais pontos e que são mais prováveis de serem objetos de questões em concursos públicos.

Você pode encontrar aqui, na íntegra, o Manual de Redação da Presidência da República.

Caso deseje se aprofundar no assunto através de aulas completas e detalhadas com os melhores professores do mercado, acesse o site do Estratégia Concursos e dê uma olhadinha nos nossos cursos de Redação Oficial.

Bons estudos e até a próxima!

Prepare-se com o melhor material e com quem mais aprova em Concursos Públicos em todo o país!

.