Gestão de Processos para a SEFAZ-CE (cargos 1 e 2)

Fala, estrategista! Tudo bem? Dando seguimento aos nossos resumos dos conteúdos relacionados à Administração Geral e Pública para a SEFAZ-CE, chegou a hora de trabalharmos a parte de Gestão de Processos para a SEFAZ-CE.

Confira a página do concurso aqui no Estratégia Concursos, com as principais informações sobre todos os cargos.

Confira, também, a análise do edital feita pelo Estratégia Concursos.

Não deixe de acessar, por fim, o edital do concurso.

Gestão de Processos se encontra na parte de Administração Geral do edital, para os cargos 1 e 2 (AUDITOR FISCAL DA RECEITA ESTADUAL e AUDITOR FISCAL CONTÁBIL-FINANCEIRO DA RECEITA ESTADUAL, respectivamente). O conteúdo programático da disciplina é o seguinte:

6 Gestão de processos. 6.1 Conceitos da abordagem por processos. 6.2 Técnicas de mapeamento, análise e melhoria de processos. 6.3 Noções de estatística aplicada ao controle e à melhoria de processos. 6.4 BPM.

Como fizemos nos nossos artigos anteriores, de outros tópicos de Administração Geral, traremos os principais temas da disciplina para a Cebraspe, buscando trabalhar pontos que tenham boas possibilidades de serem cobrados na prova da SEFAZ-CE.

Antes de entrar na análise dos tópicos mais importantes para a sua prova, gostaríamos de sugerir a leitura do nosso Guia Definitivo de Gestão de Processos para concursos, em que trabalhamos outros temas do assunto.

O grande destaque no estudo de Gestão de Processos para a SEFAZ-CE e para outros concursos é o Guia CBOK (Common Body Of Knowledge). Trata-se de um guia que sugere as melhores práticas em gerenciamento de processos, não sendo, portanto, uma metodologia prescritiva fechada. Seus princípios e ferramentas devem ser aplicados a cada realidade organizacional.

A partir de agora, analisaremos os tópicos mais importantes de Gestão de Processos para a SEFAZ-CE.

SEFAZ-CE

Conceitos da abordagem por processos

Iniciando a análise dos temas mais importantes de Gestão de Processos para a SEFAZ-CE, falaremos sobre a abordagem por processos.

Conforme sabemos, a tradicional estrutura funcional impõe barreiras entre os departamentos. Por isso, organizações que buscam implementar um correto gerenciamento por processos tendem a trabalhar a flexibilização da estrutura, buscando otimizar o desempenho dos processos.

Vejamos duas questões sobre o tema, para exemplificar a forma de cobrança da banca:

ME (2020)

“Com relação ao gerenciamento de processos, julgue os itens que se seguem.

A gestão por processos tem como base uma estrutura vertical em que cada membro da hierarquia conhece os limites de suas funcionalidades.”

Afirmativa errada. A abordagem por processos trabalha com uma estrutura horizontal, que busca romper algumas barreiras impostas ao gerenciamento dos processos, flexibilizando a hierarquia e os limites funcionais, gerando ganhos de produtividade.

Conforme o CBOK, a estrutura organizacional deve estar preparada para propiciar o gerenciamento do desempenho de processos.

“Organizações orientadas por processos possuem gerentes de processos que apoiam as diversas equipes e os gerentes funcionais, que, independentemente da hierarquia, executam o processo que gera valor ao negócio.”

Afirmativa correta. Complementando o conhecimento apresentado na questão anterior, vemos que, na maioria das organizações, conquanto se deseje implementar uma abordagem por processos, ainda existirão os tradicionais departamentos da estrutura funcional.

Nesse contexto, entra o “gerente de processos”. Conforme o CBOK, o gerente de processos deve trabalhar coordenando e gerenciando o desempenho dos processos, e liderando iniciativas de transformação em processos.

O gerente de processos deve ter autoridade para trabalhar com os mais diversos níveis de gerentes funcionais, sendo-lhe possibilitado, quando necessário, acessar os níveis organizacionais superiores.

Técnicas de mapeamento, análise e melhoria de processos.

Seguindo com mais um tópico do nosso resumo de Gestão de Processos para a SEFAZ_CE, falaremos, ao abordarmos as próximas questões, sobre mapeamento, análise e melhoria de processos.

SEDF (2017)

“Diagramas, mapas e modelos de processos são termos sinônimos e dizem respeito a representações gráficas dos processos de negócios.”

Questão errada. Apesar de todos serem sim representações gráficas dos processos, não são sinônimos. Com efeito, a definição de cada um segue abaixo:

Diagrama – retrata apenas os principais elementos de um determinado fluxo de processo.
Mapa – mais detalhado do que o diagrama, trabalha fornecendo uma visão abrangente dos principais elementos de um processo, porém, com mais precisão do que o diagrama.
Modelo – é o nível mais detalhado e preciso de representação gráfica de um processo, agregando elementos mais técnicos e aprofundados, possibilitando, assim, a simulação do processo, por meio de ferramentas apropriadas.

FUNPRESP-JUD (2016)

“Na análise de processos, o desenho do novo processo (to be) é condição para a utilização da técnica de análise de lacunas (gap analysis).”

Questão errada. Primeiramente, devemos conhecer o conceito de mapeamento “As-Is” que significa “como é”, ou “como está”. Significa o mapeamento do estado atual do processo, antes de qualquer movimento no sentido de melhoria ou redesenho.

Seguindo, temos o conceito de “To-Be”, que significa “como deve ser” ou “como será“. Trata-se do estado desejado do processo, após a implantação de melhorias ou redesenho do processo, tomando como base a análise feita no “As-Is”,

Para realizar a modelagem To-Be, deve-se realizar uma grande análise do processo, após o mapeamento As-Is. Nesta análise, entra a análise de lacunas, para identificar pontos de melhorias no processo.

Assim, a questão está errada, porque a análise de lacunas, ainda que possa ocorrer também após a modelagem To-Be, geralmente ocorre antes desta fase do processo.

Noções de estatística aplicada ao controle e à melhoria de processos

Dando sequência à nossa análise de Gestão de Processos para a SEFAZ-CE, trabalharemos, neste tópico, algumas noções básicas sobre a estatística aplicada ao controle e à melhoria de processos.

Conforme o CBOK, o controle estatístico de processos é utilizado para entender e reduzir, ou, até mesmo, eliminar a variabilidade de processos que apresentam alguma variabilidade.

Compreenderemos melhor o conceito ao comentar a questão que segue abaixo:

MPE-CE (2020)

“No que se refere à gestão de processos, julgue o item subsequente.

O controle estatístico permite a identificação de variáveis que interferem no resultado do produto final e, dessa forma, possibilita a implementação de ações para melhoria contínua do processo.”.

Questão correta. Conforme vimos na introdução deste tópico, o controle estatístico de processos deve trabalhar para identificar desvios ou variáveis que interferem no resultado do processo. Com isso, será possível padronizar o processo. Conforme o CBOK, essa redução na instabilidade melhorará o processo em si.

É importante conhecer, por fim,alguns termos afetos à estatística, que são utilizados para a melhoria de processos. Em primeiro lugar, devemos saber que a população é o conjunto de todos os elementos de determinado grupo. Já a amostra é um recorte desta população, uma parte da população que contenha características que lhe concedam a representatividade necessária.

Seguindo, temos a mediana, que é o valor central de um determinado conjunto de dados. Por fim, a moda é o valor mais frequente em um conjunto de dados.

BPM

Neste último tópico do nosso resumo de Gestão de Processos para a SEFAZ-CE, falaremos sobre o conceito de BPM (Business Process Management – gerenciamento de processos de negócio).

Conforme o CBOK, BPM é uma disciplina gerencial, com um conjunto de tecnologias e de estratégias, e que trata os processos de negócio como ativos da organização. BPM sempre busca entregar valor para o cliente, bem como gerar benefícios para a organização, notadamente para os gerentes e atores do processo.

Frise-se que BPM não é uma prescrição de metodologia ou estrutura. Com efeito, BPM trabalha fornecendo bases e princípios metodológicos para que cada organização implemente o gerenciamento de processos dentro de sua realidade.

Vejamos como o conceito já surgiu em provas da Cebraspe.

SEFAZ-AL (2020)

“Acerca da gestão de processos de negócios ou BPM, julgue o item subsecutivo.

BPM representa uma forma de visualizar as operações de negócio que vai além das estruturas funcionais tradicionais, compreendendo todo o trabalho executado para entregar o serviço do processo, independentemente de quais áreas funcionais estejam envolvidas.”

Afirmativa correta. A questão traz cópia literal de conteúdo apresentado na página 33 do CBOK. De fato, o gerenciamento de processos de negócio (BPM) flexibiliza a rigidez da estrutura funcional, buscando remover as barreiras interdepartamentais e fazer com que cada área envolvida no processo compreenda sua função na execução e na otimização do processo.

Conclusão

Finalizamos o nosso ao fim do nosso resumo sobre Gestão de Processos para a SEFAZ-CE. Utilize este artigo em conjunto com o material teórico e a resolução de muitas questões sobre o tema.

Além disso, busque, também, familiarizar-se com os principais tópicos do CBOK, além de ler o nosso Guia Definitivo de Gestão de Processos para concursos (apresentado na introdução deste artigo).

Abraços e bons estudos!

Paulo Alvarenga

https://www.instagram.com/profpauloalvarenga/

Referências:

ABPMP. (2013). BPM CBOK V3.0. Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio – Corpo Comum de Conhecimento. 1ª Edição.